In deze handleiding vind je de volgende onderwerpen:
Nieuwe Marketing e-mail maken met een e-mailsjabloon
Om een Marketing e-mail te kunnen maken, moet je lid zijn van het team Marketing e-mails voorbereiden of Marketing e-mails versturen van jouw beherende afdeling. Navigeer in de menubalk naar het kopje Marketing, klik op Marketing e-mails en vervolgens op +Nieuw:
Kies een E-mailsjabloon
Maak een nieuwe Marketing e-mail altijd op basis van een E-mailsjabloon. Op die manier wordt de juiste huisstijl toegepast. De Radboud sjablonen vind je onder het tabje Aangepaste sjablonen. Markeer sjablonen die je vaak gebruikt als favoriet door op het sterretje te klikken, dan vind je ze eenvoudig terug onder het tabje Favoriet.
Er zijn 4 generieke sjablonen die voor iedereen bruikbaar zijn:
- Basissjabloon-NL eenvoudig
- Basissjabloon-NL uitgebreid
- Basissjabloon-EN eenvoudig
- Basissjabloon-EN uitgebreid
Daarnaast zijn er mogelijk voor jouw specifieke afdeling ook andere sjablonen beschikbaar. Als je in CRM hebt ingesteld dat de interfacetaal Engels is, dan zie je geen e-mailsjablonen. Klik dan op Filter en kies in het veld Language voor Dutch.
Zelf een E-mailsjabloon maken
Sommige gebruikers hebben rechten om een E-mailsjabloon aan te maken. Maak hiervoor eerst een Marketing e-mail aan en bewerk deze totdat deze naar wens is. Voer dan de stroom CREATE - Marketing e-mail sjabloon uit en je nieuwe sjabloon is terug te vinden in het menu bij E-mailsjablonen.
Deel dan het nieuwe Emailsjabloon (met de rechten Lezen en Toevoegen aan) met het Marketing e-mails voorbereiden team van de juiste beherende afdeling.
Marketing e-mail instellen en opslaan
Voordat je een Marketing e-mail kunt opslaan, moet je eerst een aantal (verplichte) velden instellen. Onder de button E-mailkop rechts in je marketing e-mail vind je de:
Instellingen voor verzenden
Beherende afdeling: vul hier jouw afdeling in.
Te gebruiken e-mailadres: Omdat we op een Persoon 3 e-mailadresvelden gebruiken (zie ook E-mailadresvelden in documentatie CRM Cloud Basis), moet je in de e-mail instellen naar welk e-mailadresveld de email verstuurd moet worden. Per e-mail kan één e-mailadresveld geselecteerd worden. Indien je je doelgroep bereikt op meer dan één e-mailadresveld (bijvoorbeeld Alumni (e-mailadres) en Medewerkers (e-mailadres intern), dan moet je een aparte Marketing e-mail maken per Te gebruiken e-mailadresveld.
Toelichting van de drie e-mailadresvelden:
- E-mailadres (AKS, Alumnus, Zakelijk contact): privé e-mailadres van een Persoon
- E-mailadres intern (Medewerker, Student): intern e-mailadres van een Persoon
- E-mailadres Recharge: e-mailadres van de Recharge account van een Persoon
Afhankelijk van de doelgroep van een mail stel je het juiste te gebruiken e-mailadresveld in. Bijvoorbeeld, vormen medewerkers of studenten de doelgroep van je mailing? Gebruik dan E-mailadres intern. Of vormen alumni of zakelijke contacten de doelgroep van je mailing? Gebruik dan E-mailadres. Twijfel je over het te gebruiken e-mailadres? Overleg dan met je key user.
Afzender: Zoek hier het e-mailadres op van de afzender.
E-mailinstellingen
Standaard is het veld Soort e-mail van een Marketing e-mail ingesteld op Commercieel. Dit betekent dat de ontvanger een opt-in heeft gegeven voor deze mail. In de Marketing e-mail moet een afmeldlink (link naar Abonneecentrum) in de footer aanwezig zijn.
Er zijn echter ook situaties waarin de ontvanger geen opt-in hoeft te hebben van de mail. De ontvanger hoeft zich niet te kunnen afmelden en er hoeft dus ook geen afmeldlink (link naar Abonneecentrum) in de footer van de mail te staan. In dit geval spreken we van een Transactionele mail.
Alleen Key-users hebben rechten om met behulp van een stroom het soort e-mail aanpassen van commercieel naar transactioneel of andersom.
Overige instellingen: Beheernaam, Naam verzender, Onderwerp en Pre-header
Bovenin de Marketing e-mail vul je de Beheernaam in. Dit is de naam waaronder je de e-mail weer kunt terugvinden in CRM. Werkafspraak is om de beheernaam altijd te laten beginnen met de initialen van jouw gebruikersgroep, zodat in één oogopslag duidelijk is van wie de e-mail is. Bijvoorbeeld: "MC - Onderwerp" voor de beherende afdeling Marketing & Communications en "AR - Onderwerp" voor de beherende afdeling Alumnirelaties.
Bij Naam verzender komt na opslaan van de Marketing e-mail automatisch de ingestelde afzendernaam te staan behorende bij het afzender e-mailadres. Mocht je een afzendernaam willen aanpassen, dan kun je deze hier wijzigen.
Bij Onderwerp vul je het onderwerp van de e-mail in. Dit krijgt de ontvanger in zijn postbus te zien als onderwerp van de e-mail.
We adviseren ook de Pre-header in te vullen. Dit is een korte wervende zin, die de ontvanger moet verleiden om de mail te openen. Dit kan een call to action, een korte samenvatting of andere relevante extra informatie zijn. Uit de statistieken blijkt dat e-mails met pre-header vaker worden geopend dan e-mails zonder pre-header.
Marketing e-mail bewerken
De editor voor het bewerken van de inhoud van de marketing e-mail is een zogenaamde drag & drop-editor. De marketing e-mail bestaat uit inhoudsblokken die door te slepen eenvoudig kunnen worden toegevoegd of verplaatst. Elk inhoudsblok bestaat uit een:
- Sectie
- Kolom
- Element (tekst, afbeelding, knop etc).
Een sectie kan meerdere kolommen hebben. En aan een kolom kunnen meerder elementen worden toegevoegd.
Afbeeldingen toevoegen
Je kunt desgewenst afbeeldingen opnemen in de e-mail. Daarbij kun je gebruik maken van afbeeldingen die reeds beschikbaar zijn of zelf een nieuwe afbeelding uploaden. Houd daarbij rekening met de hieronder genoemde tips.
Tips voor het gebruik van afbeeldingen
- Voor logo’s en grafische afbeeldingen: gebruik .png, dat is scherper.
- Voor andere afbeeldingen: gebruik .jpg, dat werkt beter voor afbeeldingen met veel kleuren en een .jpg is niet te zwaar.
- Gebruik afbeeldingen van max 1000 px breed zodat de kwaliteit nog goed genoeg is, maar de afbeelding niet al te veel ruimte inneemt in je e-mail. Zorg dat de afbeelding vóór het uploaden al de juiste afmetingen heeft en geef de afbeelding een logische naam.
- Geef je afbeelding bij het uploaden in de bibliotheek een code (trefwoord) uit de lijst, zodat je hem eenvoudig weer kunt terugzoeken. Geef de afbeelding in ieder geval als code de initialen van je gebruikersgroep. Bij het zoeken naar een afbeelding in de bibliotheek kan je filteren op een code, maar je kunt ook zoeken op (een deel van) de bestandsnaam.
- Let op dat de mail in totaal niet groter is dan 100 KB. Deze limiet omvat alle HTML-tekst, stijlen, opmerkingen en ingesloten afbeeldingen (maar niet gelinkte externe afbeeldingen). Als de HTML-inhoud groter is dan 128 KB, ontvangt de CRM gebruiker een waarschuwing in de editor, maar kan de e-mail en elke klantreis die de e-mail bevat nog steeds in gebruik worden genomen. Dit is belangrijk om in de gaten te houden omdat sommige e-mailproviders lange mails automatisch inkorten vanaf een bepaalde grootte.
Video toevoegen
Je kunt desgewenst een video opnemen in de e-mail. Feitelijk is dit een link naar een video die elders staat. Op dit moment kun je deze enkel toevoegen via een URL. We maken (bewust) nog geen gebruik van de videobibliotheek.
Ga in het rechtermenu van een e-mail naar Elementen. Klik op het element Video of sleep het element Video in de e-mail.
Klik op Een video kiezen en vervolgens op Insert form URL. Note: de optie Browse library toont geen video's omdat we de videobibliotheek momenteel niet gebruiken.
Klik op Insert zodra je een URL hebt ingevoerd. Stel vervolgens een thumbnail in via het rechterpaneel Video bewerken.
Ga met je muis over het vlak No thumbnail selected. Het grijze vlak verandert in een blauw vlak. Klik op Choose thumbnail. Kies Browse library om een bestaande afbeelding als thumbnail in te stellen. Kies Upload to library om een nieuwe afbeelding als thumbnail in te stellen. De optie Insert from URL werkt niet goed, gebruik deze dus niet.
Je kunt daarnaast Alt-tekst instellen.
Bijlage toevoegen
Als je een bijlage op wilt nemen in je mail dan kan je dat doen door een tekst of afbeelding te selecteren en het bestand toe te voegen via de knop Koppeling (Ctrl+L) → Koppelen aan: Bestand. Kies een bestand uit de bibliotheek of voeg een nieuw bestand toe. In de mail zie je dan een link in de vorm https://assets-eur.mkt.dynamics.com/xxx/digitalassets/docs/xxx. Het voordeel van het versturen van een bijlage op deze manier is dat de bijlage zelf op de server staat en niet hoeft te worden meegestuurd. Een bestandsbijlage mag maximaal 32 MB groot zijn.
Inhoudsblokken
Er is een aantal voorgedefinieerde content blokjes beschikbaar. Afhankelijk van de inhoud zijn ze aanpasbaar als ze eenmaal in de mail staan. Klik in het rechtermenu op de tab met Inhoudsblokken. Ze zijn voorzien van een ‘code’ waarmee je soortgelijke blokjes snel kunt vinden. Zoek op Header, Inhoud, Footer, Knop of Kop. Selecteer het gewenste blokje, deze wordt dan blauw omlijnd. In de e-mail verschijnen dan plusjes op de plekken waar je het blokje kunt invoegen. Klik op het plusje waar je het inhoudsblok wil plaatsen of versleep hem met je muis naar de juiste plek.
Aanhef
De meest gebruikte soorten aanhef zijn als Inhoudsblok beschikbaar gemaakt. Zoek hiervoor op de code ‘aanhef’.
Mail- en telefoonnummerlink
Een link naar een e-mailadres maak je met mailto: in het URL-veld. Een link naar een telefoonnummer maak je met tel: in het URL-veld. Verwijder de # in het veld URL indien je een link aanmaakt.
Dynamische en statische inhoud
Om dynamische of statische inhoud toe te voegen in een e-mail, klik je op de knop Personalization. Voor statische inhoud kun je kiezen uit een reeks van tabellen. De waarde van het veld dat je selecteert uit een tabel is statisch, wat wil zeggen dat ongeacht de ontvanger de getoonde waarde voor elke ontvanger hetzelfde is. Voor dynamische inhoud kun je kiezen uit 4 tabellen, waarbij het vrijwel altijd de tabel Persoon is die nodig hebt. Je kunt een veld selecteren ín de tabel Persoon, maar je kunt ook een veld tonen uit een andere tabel die verbonden is met een Persoon. Voor meer geavanceerde dynamische content (gebruik makend van code) vind je hier meer toelichting.
Procedure persoonlijke link toevoegen
Omdat we 3 e-mailadresvelden gebruiken op Persoon, moet je in de Marketing e-mail instellen naar welk e-mailadresveld de mail verstuurd moet worden. Indien je in de e-mail een persoonlijke link verstuurt (naar bijvoorbeeld een aanmeldformulier voor een Evenement) moet je onderstaande procedure uitvoeren om te zorgen dat een eventuele bevestigingsmail, informatiemail of afmeldingsmail (Smart Flows mails) datzelfde e-mailadresveld gebruikt om die (vb.) bevestigingsmail naar toe te sturen.
➔Het gaat hier om een persoonlijke link naar een CRM Formulier; het gaat expliciet níet om een persoonlijke Tactile aanmeldlink voor de introductie
1. Bookmarklet aanmaken
Ga naar https://www2.ru.nl/crm/bmpl.html en sleep je PL generator naar je bookmarkbar/bladwijzermenu (dit is een eenmalige actie)
2. Marketing e-mail aanmaken
Indien de e-mail reeds bestaat en Live is, dient deze eerst geheel gestopt te worden (dus niet klikken op Bewerken).
Zorg ervoor dat het veld Te gebruiken e-mailadres gevuld is (zie ook Instellingen voor verzenden).