Segmenten vind je in het navigatiemenu terug onder het kopje Marketing. Klik op de knop '+ nieuw en kies voor een statisch of dynamisch segment. Vul de beheernaam, beherende afdeling en expiratiedatum in en sla op. Deze informatie is op de tabjes te vinden:

• Definitie (enkel in geval van dynamisch Segment)
  • query
• Leden (enkel in geval Segment live is of ooit live is geweest)
  • Personen in het Segment
• Algemeen
  • interne administratieve gegevens (o.a. Beherende afdeling)
  • Expiratiedatum: geef het Segment een realistische einddatum. Dit is belangrijk omdat er een maximum is aan het aantal toegestane live Segmenten. Op termijn zal er een proces worden ingericht om niet langer gebruikte live Segmenten te stoppen indien de expiratiedatum is verstreken en het Segment nog live is
• Inzichten (enkel in geval een Segment live is of ooit live is geweest)
  • visualisatie van verloop van aantal Segmentleden tot een maand terug
• Administratief
  • footer informatie (Gemaakt door, Gewijzigd op etc.)

Een statisch Segment vul je door:

• + Toevoegen = zoeken op/toevoegen van individuele Personen
• + Toevoegen op query = zoeken op/toevoegen van Personen op basis van een zelf te definiëren query en/of reeds bestaand Segment
• Verwijderen op query = zoeken op/verwijderen van Personen op basis van een zelf te definiëren query en/of reeds bestaand Segment

In de query van een dynamisch Segment kun je:

• voorwaarden toevoegen
  • velden in de betreffende tabel worden getoond waarbinnen je met verschillende operators (vb. Is, Bevat of Eindigt op) kunt zoeken
• een groep toevoegen
  • twee of meerdere velden als subcriteria opnemen
  • voor de groep stel je een EN of OF in
  • let goed op het ‘niveau’ waarop die groep nodig is (je kunt meerdere malen klikken op Groep toevoegen totdat deze op het juiste niveau staat)
• een gerelateerde entiteit toevoegen
  • lijst van alle tabellen waarop Persoon een opzoekveld is (vb. Evenementregistratie en Interesse)
  • tabellen die (nog) niet doorzocht kunnen worden staan niet in de lijst
  • mis je iets of heb je een verzoek, meld het bij [email protected]  

Afhankelijk van je voorkeur stel je rechtsboven de weergave van het Segment in als Natuurlijke weergave of Structuurweergave. In een Segment kun je door middel van de gekleurde lijnen zien op welk ‘niveau’ criteria zich bevinden en waar ze dus betrekking op hebben.

Onderstaande Segment zoekt naar actieve Personen met een actief Dienstverband die in de afgelopen 3 maanden in dienst zijn getreden waarbij óók geldt dat het Type dienstverband ófwel Ondersteunend en beheerspersoneel betreft ófwel de Functie de term administratief bevat ófwel de Functieomschrijving de term ondersteun bevat.

Het blauwe niveau heeft in dit Segment betrekking op Persoon.
Het oranje niveau heeft in dit Segment betrekking op gerelateerde entiteit Dienstverband.
Het paarse niveau heeft in dit Segment betrekking op de groep binnen Dienstverband.

In een Segment kun je geen ‘extra regel’ tussen bestaande regels invoegen (indien je vb. een criterium bent vergeten). Dat extra criterium voeg je dan toe op het juiste niveau (volg het juiste lijntje) via +Toevoegen.

Voor datumvelden zijn er nieuwe zoekmogelijkheden:

• zoeken op werkelijke datum (vb. Gemaakt op = 28-05-2004)
• zoeken op relatieve datum (vb. ‘15 dagen geleden’ of ‘3 maanden na nu’) eventueel inclusief tijd

zoeken op gedeeltelijke datum (vb. ‘Geboortedatum in 1999’ of ‘afgemeld voor een Abonnementslijst in juni’)

Een dynamisch Segment kan bestaan uit verschillende ‘blokken’:

• criteriablok(ken)
• gedragsblok(ken)
• segmentblok(ken)

Die blokken moet je met elkaar verbinden, waarbij je keus hebt uit:

• OF
• EN OOK
• MAAR NIET

Onderstaand is de werking van elk van deze ‘verbindingen’ visueel gemaakt. Het rood gearceerde deel vormt de uiteindelijke set aan Personen in een Segment.

Zie deze Microsoft documentatie voor meer gedetailleerde toelichting.

In een statisch of dynamisch Segment kun je een Segmentblok opnemen waarin je een ander Segment selecteert. Beide combinaties zijn hier mogelijk:

• een dynamisch Segment waarin je een ander dynamisch Segment opneemt
• een dynamisch Segment waarin je een ander statisch Segment opneemt

Per Segmentblok kun je één Segment opnemen. Heb je 2 Segmenten die je wil opnemen in een ander Segment, dan moet je twee afzonderlijke Segmentblokken aanmaken.

De volgorde waarin je blokken opneemt in een dynamisch Segment heeft impact op de ‘werking’ van dat totale segment. Het uiteindelijke resultaat (welke Personen worden gevonden met dat Segment) is dus afhankelijk van de volgorde waarin je blokken opneemt. Bijvoorbeeld, een Segment bestaat uit 3 blokken: A, B en C die als volgt aan elkaar verbonden zijn:

Queryblok A EN Queryblok B OF Queryblok C. Dit wordt dit geëvalueerd als:
(Queryblok A EN Queryblok B) OF (Queryblok C)

In onderstaand concrete voorbeeld wordt dit toegelicht.

Stel je wilt alle personen waarvan de Achternaam Jansen bevat en die ook medewerker of student zijn. Hiermee kom je er dan niet:

De stappen worden sequentieel uitgevoerd. Met bovenstaand Segment vind je alle personen waarvoor geldt: Achternaam bevat Jansen EN er is een actief Dienstverband OF Er is een actieve Studie-inschrijving

Dat is iets anders dan:

Achternaam bevat Jansen EN Er is een actief Dienstverband of een actieve Studie-inschrijving

Daarvoor moet het Segment als volgt worden aangemaakt:

Er is een reeks aan standaard DM Segmentsjablonen beschikbaar. Daarnaast zijn er custom sjablonen voor veelgebruikte query’s beschikbaar. Deze vind je door te zoeken naar RU_. Je herkent ze ook aan het Radboud logo. Onderstaand de links naar deze sjablonen:

• RU_Alumni (bachelor) van een bepaalde faculteit
• RU_Alumni (master) van een bepaalde opleiding
• RU_Bacheloralumi uitstroom
• RU_Medewerkers van een bepaalde divisie
• RU_Medewerkers van een bepaalde faculteit
• RU_Personen met minimaal één e-mailadres
• RU_Studenten van een bepaalde faculteit
• RU_Studenten van een bepaalde opleiding
• RU_Voorbeeld met een groep met 3 OF criteria

Key users hebben rechten om nieuwe Segmentsjablonen te maken. Deel een nieuw Segmentsjabloon (met de rechten Lezen en Toevoegen aan) met het Marketing e-mails voorbereiden team van de juiste afdeling.

Toelichting van enkele velden op een Abonnementslijst:

• Opt-in tekst: sommige lijsten worden gebruikt in zowel een Nederlandstalige als een Engelstalige context en soms in een bachelor versus een master context. Dat kan betekenen dat je meer dan één opt-in tekst ziet staan. In een Abonneecentrum wordt enkel de ter zake doende opt-in tekst getoond
• CRM ID: elke lijst heeft een uniek nummer. Deze wordt gebruikt in de Formulierentool en Importtool waarmee personen (ook) een opt-in kunnen afgegeven
• Ledenaantal: aantal Personen op de Abonnementslijst (note deze is niet altijd correct)
• Inactieve lijstleden negeren: indien dit veld op Ja staat, worden leden/Personen die de status Inactief hebben, niet gemaild als deze Abonnementslijst als doelgroep van een mail wordt gebruikt. Inactieve Personen worden niet automatisch van een Abonnementslijst gehaald. Laat deze instelling daarom op Ja staan
• Expiratiedatum: geef de lijst een realistische einddatum, mocht deze een tijdelijk karakter hebben (vb. i.g.v. een nieuwsbrief voor een specifieke campagne die na 6 maanden afloopt)

Indien een Click Dimensions Inschrijvingslijst (die de basis vormt voor een Abonnementslijst) gebruikt werd als een opt-out lijst of als een opt-in én opt-out lijst, dan is er ook een statisch Segment gemaakt met alle personen die in het oude CRM een afmelding hadden voor een bepaalde lijst. Je herkent een dergelijk Segment aan de naam ‘Beherende afdeling  Onprem opt-outs ‘naam van de Abonnementslijst’ (bijvoorbeeld CSS  Onprem opt-outs CSS - Career events). Op die manier heb je historisch inzicht van afmelders voor een bepaalde lijst. Deze Segmenten hebben 31-12-2023 als expiratiedatum. Pas deze datum aan indien nodig.

Om Personen te vinden die zich via Dynamics Marketing hebben afgemeld voor een bepaalde lijst moet je zelf een dynamisch Segment maken op basis van gedrag (‘afgemeld voor lijst XXX’).

Afmeldingen zijn ook zichtbaar via Inzichten op een Marketing e-mail en de Klantreis waarmee een e-mail verzonden is. Via Inzichten op een Persoon kun je afmeldingen zien van die individuele persoon.

Door deze Segmenten te combineren kun je een totaal overzicht krijgen van personen die zich ooit hebben afgemeld voor een bepaalde Abonnementslijst.

In het oude CRM werden geregeld nieuwsbrieven verstuurd zónder opt-in. Er is dan (al dan niet terecht) besloten dat de doelgroep gemaild mag worden zonder dat iemand daar expliciete toestemming voor heeft gegeven. Een ontvanger wordt dan wél de mogelijkheid geboden zich af te melden (opt-out). Omdat er geen ‘toestemmingsrecord’ bestaat in het oude CRM, betekent dit dat personen die nu zonder expliciete toestemming een bepaalde nieuwsbrief toegestuurd krijgen, níet op de betrokken Abonnementslijst zijn gezet. Er bestaat immers geen bewijs voor een opt-in.

Voor een niet-transactionele mail moet een persoon echter wél op een Abonnementslijst staan. Redenen hiervoor zijn:

• het ‘lidmaatschap’ van een Abonnementslijst is het bewijs dat je toestemming hebt om die Persoon te mailen
• een Persoon kan zich enkel afmelden voor een Abonnementslijst als hij op die Abonnementslijst staat

Stem met je lokale privacy-officer af of je een bepaalde doelgroep mag mailen op basis van opt-out. Indien je daarvoor toestemming hebt, moet je dus eerst zelf zorgen dat een persoon op de juiste Abonnementslijst wordt toegevoegd. Dat doe je door hem eenmalig en handmatig toe te voegen op een Abonnementslijst. Hiermee geef je een persoon als het ware een ‘cadeau opt-in’. Wees hier uiterst spaarzaam mee, want in principe moet een persoon zelf een opt-in afgeven! Abonnementslijsten zijn alleen-lezen en mogen dus niet gemuteerd worden. Het is echter wel mogelijk om leden toe te voegen aan een Abonnementslijst.

De tabel Abonnementslijst biedt technisch gezien de mogelijkheid tot aanmaak van twee soorten lijsten:

1. Abonnementslijsten (de opvolger van de huidige Inschrijvingslijsten)
2. Marketinglijsten (equivalent van huidige Marketinglijsten)

Wij gebruiken deze tabel enkel voor Abonnementslijsten. Reden hiervoor is dat een Marketinglijst NIET bruikbaar is in een Klantreis en dus niet gebruikt kan worden als doelgroep van een Marketing e-mail. Op sommige plekken kun je de term Marketinglijst tegenkomen, maar daar wordt in ons geval altijd Abonnementslijst mee bedoeld.