Pas niet zomaar contracten aan waarvan jij niet de 'Contactpersoon IO Radboud' bent.
We beheren de gegevens van alle contracten (behalve Erasmus KA131) in CRM.
Erasmus KA131 contracten beheren we in Osiris, na de maandelijkse verversing (zie schema hieronder) kunnen we wel additionele gegevens en opmerkingen aan het contract toevoegen.
Naamgeving contracten
De naam van een contract is als volgt opgebouwd: Faculteit (MAN, FTR, MED, etc.) – Universiteitscode – Opleiding/Faculteit(en)/vakgebied.
Voorbeelden zijn:
NWI - D BERLIN01 - MLS
FTR - D MUNSTER01 - FTR
JFA - USA01 - MAN - FTR
Draft contract moet de contracteigenaar zelf aanmaken
Zodra er contact is met een partnerinstelling om een nieuw contract op te zetten, kun je die in CRM zetten als 'draft'. Faculteiten maken zelf een nieuw contract aan.
Zodra je het getekende contract in CRM hebt geupload > zet op actief
- Faculteiten maken zelf een ‘nieuw contract’. Zodra je het getekende contract binnen hebt mag je het contract op actief zetten.
Als er niets wijzigt behalve de einddatum, mag je op het contract zelf de datum wijzigen en verleng je dus het huidige contract. Als er wel iets wijzigt bij de verlenging van het contract, kun je het contract klonen en de informatie wijzigen. Hierbij zet je het oude contract op inactief en het nieuwe contract op actief. Voeg altijd een opmerking toe aan het contract met de reden, wanneer je de datum wijzigt bij verlenging of beëindiging. Het contract mag alleen worden aangepast door de contractbeheerder.
Bij verlenging zonder wijziging inhoud > einddatum veranderen
- Als er niks wijzigt behalve de einddatum, dan mag je op het contract zelf de datum wijzigen en verleng je dus het huidige contract.
- Upload het getekende verlengingsdocument bij een nieuwe opmerking genaamd 'getekend contract verlenging'
Verlenging van contract met wijziging
- Kloon het contract (oude contract wordt inactief, nieuwe contract actief). Je vindt de optie 'Kloon contract' in de rode balk bovenaan, naast de naam van het contract. Het voordeel van klonen is dat je zelf niet alle informatie van een contract opnieuw hoeft in te voeren, maar dat informatie automatisch wordt overgezet.
- Voeg een opmerking toe aan het contract met reden wanneer je de datum wijzigt bij verlenging of beëindiging.
Synchronisatie met verschillende systemen
De uitwisseling van gegevens met andere systemen vindt plaats op de volgende momenten:
- Van CRM naar Osiris (voor alle contracten behalve KA131): laatste woensdag van de maand
- Van Osiris naar CRM (enkel voor KA131): eerste dag van de maand
- Enkel gegevens die we in Osiris beheren worden overschreven. Gegevens die we niet in Osiris kwijt kunnen (zoals bv. contactpersonen, nominatieinformatie, geaccepteerde Engels certificaten) worden niet overschreven.
- Van CRM naar het partnerkaartje: Twee keer per jaar, vlak voor de Go-abroad.