Vanuit het zoekvenster in de hoofdbalk kun je op verschillende manieren data zoeken. Je vindt hier een combinatie van jouw recente zoekopdrachten, records die je recent geopend hebt en global search voor de tabellen Abonnementslijst, Contract (RU), Evenement, Formulier, Klantreis, Marketing e-mail, Order, Organisatie, Persoon en Product. Daarnaast vind je hier een link Zoeken naar rijen in een tabel met geavanceerde filters. Klik op die link om geavanceerd zoeken te openen.
Geavanceerd zoeken
Via geavanceerd zoeken kun je alle tabellen doorzoeken die in de Radboud Universiteit app zijn opgenomen. Voorwaarde is wel dat je minimaal leesrechten hebt op de data die je wilt doorzoeken. Heb je die niet, dan zie je de tabel niet staan in deze lijst.
Als je vanuit deze lijst op een tabel klikt, opent automatisch de weergave die als standaard gedefinieerd is voor die soort data. Dat zal initieel een systeemweergave zijn, maar dit kun je desgewenst aanpassen. Van de weergave die automatisch wordt weergegeven, wordt de onderliggende query getoond. Bijvoorbeeld op Personen de systeemweergave Natuurlijke personen.
Binnen een voorgedefinieerde weergave kun je zelf extra criteria opnemen en/of bestaande criteria aanpassen:
- Rij toevoegen: voeg een extra veld toe als criterium
- Groep toevoegen: voeg een groep toe als criterium en verbind deze met een EN of een OF
- Gerelateerde entiteit toevoegen: betrek data uit een andere tabel in de query
Klik op Toepassen om de resultaten van je query te zien.
Gebruik de button Kolommen bewerken om je weergave te voorzien van de kolommen (velden) die je wilt tonen en de volgorde waarin die kolommen getoond moeten worden.
Je kunt de query desgewenst verder aanpassen via Filters bewerken. Uiteraard is het ook mogelijk om rechtstreeks een tabel uit het menu te openen en direct te klikken op Filters bewerken.
Note: je kunt ook zoeken naar gerelateerde data die NIET gekoppeld is aan een record. Dus dan kan je bijvoorbeeld zoeken naar Personen die geen Evenementregistraties hebben.
Ter indicatie dat je nu een eigen variant op een bestaande Geavanceerd zoeken query hebt gemaakt staat er een asterisk * bij de naam van de weergave. Vb. Natuurlijke personen*. Als je de weergave op wilt slaan dan klik je op het uitklappijltje naast de asterisk en kies je onderaan voor Opslaan als nieuwe weergave. Alle persoonlijke weergaven (ongeacht of je die zelf hebt aangemaakt of dat deze met jou/een team waar jij lid van bent zijn gedeeld) zijn herkenbaar aan een icoontje van een ‘poppetje’ achter de naam:
Delen Geavanceerd zoeken weergave
Open de persoonlijke weergave en ga naar Weergaven beheren en delen door op het uitklappijltje te klikken achter de naam van de weergave. Je kunt hier de sorteergang van weergaven op deze tabel instellen en voor alle persoonlijke weergaven instellen met welke gebruikers en/of teams deze gedeeld moeten worden. Klik hiervoor op de 3 puntjes achter de naam van de weergave en klik op Delen. Selecteer de gebruikers/teams en kies vervolgens de rechten die je wil toekennen op deze weergave. Klik daarna onderaan op de knop Delen.
Snel zoeken
In een tabel kun je snel zoeken via het veld Filteren op trefwoord. Open een tabel en plaats je cursor in onderstaand veld om te zien op welke concrete velden je via trefwoord kunt zoeken.
Vb. voor Persoon zijn dat de volgende velden:
Voor zoeken met een wildcard gebruik je * (asterisk).
De indeling van de volledige naam van een Persoon is als volgt: Voornaam Tussenvoegsel Achternaam. Dat betekent dat je moet zoeken naar Jan van Steen en niet naar Steen, Jan van.
Gerichte weergave
Op de meeste tabellen kun je werken met een zogenaamde Gerichte weergave. Dit is vergelijkbaar met een leesvenster van je inbox in Outlook. Je ziet dan de inhoud van een geselecteerd record zonder dat je het record hoeft te openen. Zie de uitleg.