Inleiding
CRM ondersteunt de inschrijving voor evenementen. Deelnameregistratie voor evenementen kan (onder andere) worden gedaan middels een barcodescanner. Deelnames kunnen via twee soorten scanners worden geregistreerd:
- een bedrade scanner in combinatie met een scanformulier waarmee deelname real‐time wordt verwerkt
- een draadloze scanner resulterend in een importbestand waarmee deelname op een later moment wordt verwerkt
Dit document beschrijft de werking van de bedrade scanner met scanformulier. Het scanformulier maakt deel uit van de Importtool, die naast een scanformulier ook andere functionaliteit bevat; deze wordt in deze handleiding niet beschreven.
Benodigde rechten
Om het scanformulier in de Importtool te kunnen gebruiken, dient een gebruiker lid te zijn van het team Gebruikers importtool ‐ formulieren. Daarnaast moet er ook een Maatwerkgebruiker-record zijn voor de gebruiker. De key-user kan deze rechten aanvragen voor de gebruiker die gaat scannen.
Overzicht scanproces
Voor de meeste Evenementen die de Radboud Universiteit organiseert, geldt dat Personen zich moeten inschrijven. Die inschrijving wordt vrijwel altijd aangemaakt doordat een Persoon een webformulier invult dat automatisch leidt tot de aanmaak van één of meerdere Evenementregistraties. Die registraties hebben Aanmeldstatus Aangemeld. Of een Persoon daadwerkelijk deelneemt aan het Evenement, wordt vastgelegd in de Deelnamestatus. Die Deelnamestatus kan handmatig worden ingevoerd, maar ook via de barcode worden gescand. In dat laatste geval wordt automatisch de Deelnamestatus op Deelgenomen gezet.
Elke Evenementregistratie heeft een uniek CRM nummer (‘GUID’). Die GUID kan omgezet worden naar een QR-code en in een (automatische) e-mailbevestiging verstuurd worden naar de Persoon. Indien een Persoon zich bij een Evenement meldt met deze barcode, kan via een barcodescanner deze Evenementregistratie worden gescand. Dat kan vanaf een geprinte barcode of vanaf het scherm van een mobiele telefoon. Dit leidt automatisch tot het veranderen van de Deelnamestatus op een Evenementregistratie naar Deelgenomen.
Optionele controles
Het scanformulier kent twee controles die beiden optioneel zijn. Het hangt dus af van het soort Evenement of je een bepaalde controle wel of niet wil activeren. De controles zijn:
- Voer leeftijdscheck uit: controle van de leeftijd van de Persoon
- Voer barcode reeds gescand check uit: controle of een bepaalde barcode reeds gescand is
De leeftijdscheck is specifiek gemaakt voor de Introductie, maar kan in principe voor elk evenement gebruikt worden. Door het activeren van de leeftijdscheck wordt tevens een aantal andere velden automatisch getoond:
- Leeftijd (18- of 18+ in de kleur van het polsbandje dat aan deelnemers wordt uitgereikt)
- Naam van de Persoon op de Evenementregistratie
- Opleiding (die gelijkstaat aan de naam van het subevenement waar de Persoon zich voor heeft ingeschreven)
- Betaald of Niet betaald (omdat het een betaald Evenement betreft, is er in CRM een Order aangemaakt die de status Betaald heeft)
De controle of een bepaalde barcode reeds gescand is, kan gebruikt worden in geval het een betaald Evenement betreft om zo te controleren of elke aanmelding daadwerkelijk betaald is en een deelnemer zich meldt met een unieke barcode die niet al eerder is aangeboden en gescand voor een andere Persoon.
Deelname scannen
Evenementregistratie
Via een webformulier schrijft iemand zich in voor een Evenement. Afhankelijk van het soort Evenement zal die aanmelding resulteren in één of meerdere Evenementregistraties. Evenementen die bestaan uit verschillende rondes, workshops of activiteiten bestaan uit een zogenaamd hoofdevenement met daaronder verschillende subevenementen. Een aanmelding voor twee workshops die onderdeel zijn van een groter Evenement resulteert in in totaal drie Evenementregistraties: één voor het hoofdevenement en twee voor de workshops (zie de handleiding voor Evenementondersteuning voor verdere uitleg). Indien het Evenement geen rondes of verschillende activiteiten kent, zal een aanmelding leiden tot maar één Evenementregistratie.
Inloggen in Importtool
Het scannen gebeurt via een webformulier dat deel uitmaakt van de Importtool. Om in te loggen in de Importtool ga je naar https://crmform.hosting.ru.nl/crmformimport.Vul bij Gebruikersnaam je RU e-mailadres in en gebruik het bijbehorende wachtwoord.
Scanformulier openen
Klik op Deelnameregistraties (formulier).
Scanformulier instellen
Kies bij Beherende afdeling je eigen afdeling. De optionele controles zijn standaard niet aangevinkt.
Deelname scannen bij aanmelding voor Evenement zonder subevenementen
Een Persoon meldt zich aan voor een Evenement dat verder geen rondes of afzonderlijke activiteiten kent. Dat resulteert dus in één Evenementregistratie. Selecteer de beherende afdeling waar het Evenement onder valt. Op basis van de beherende afdeling worden in het veld Evenement alle Evenementen getoond waarvoor deelname gescand kan worden. Dat betekent dat die Evenementen ‘vandaag’ moeten plaatsvinden of reeds in het verleden hebben plaatsgevonden. Achter de naam van het Evenement staat de datum vermeld waarop het Evenement plaatsvindt.
Zorg er voor dat de cursor in het veld Evenement registratie ID staat en scan de barcode. De scanactie wordt verwerkt in CRM. Het scherm wordt dan grijs. Na verwerken kan de volgende scanactie worden uitgevoerd.
Deelname scannen bij aanmelding voor Evenement met subevenementen
In het geval een Evenement uit verschillende subevenementen bestaat, zal de werkwijze om deelname te registreren afhangen van het feit op welk niveau je die deelname wil vastleggen. Het kan voldoende zijn dat alleen deelname aan het hoofdevenement wordt vastgelegd. In dat geval zal de e-mailbevestiging die na aanmelding naar een Persoon wordt gestuurd alleen de scancode bevatten van dat hoofdevenement. Je kunt in dat geval volstaan met de werkwijze zoals vermeld in de paragraaf hierboven. Het kan echter ook zijn dat je wel degelijk per subevenement wil vastleggen of een Persoon daadwerkelijk deelneemt. In dat geval zal de e-mailbevestiging die na aanmelding naar een Persoon wordt gestuurd verschillende QR-codes bevatten voor elk van de subevenementen waarvoor deelname wordt geregistreerd.
Selecteer de beherende afdeling waar het Evenement onder valt. Op basis van de beherende afdeling worden in het veld Evenement alle Evenementen getoond waarvoor deelname gescand kan worden. Selecteer daarnaast het juiste subevenement in het veld Subevenement.
Zorg er voor dat de cursor in het veld Evenement registratie ID staat en scan de barcode. De scanactie wordt verwerkt in CRM. Het scherm wordt dan grijs. Na verwerken kan de volgende scanactie worden uitgevoerd.
Er is deelname vastgelegd op het gescande subevenement, maar niet op het andere subevenement waar de Persoon zich ook voor heeft aangemeld. Deelname op het hoofdevenement wordt ook automatisch geregistreerd.
In een aparte scanactie kan ook deelname worden geregistreerd op het andere subevenement. Let er dan op dat je eerst in het veld Subevenement het juiste subevenement selecteert voor de nieuwe scanactie.
Deelname scannen met leeftijdscheck
Om te bepalen of een Persoon ouder of jonger is dan 18 jaar op het moment van scannen, wordt de datum van ‘vandaag’ vergeleken met de geboortedatum van de Persoon in CRM.
Selecteer de juiste Beherende afdeling en het juiste Evenement. Vink Voer leeftijdscheck uit aan en scan de barcode.
Indien de Persoon ouder is dan 18 jaar wordt rechts op het scanformulier 18+ getoond.
Indien de Persoon jonger is dan 18 jaar wordt rechts op het scanformulier 18- getoond.
Op basis van de kleurindicatie wordt in het geval van de Introductie een bijbehorend kleurbandje uitgereikt aan de deelnemer. Naast de 18+/18- indicator wordt tevens de naam van de Persoon getoond, het gekozen (sub)evenement (in het geval van de Introductie gelijkgesteld aan de naam van de opleiding) en de betaalstatus van de aanmelding voor dit Evenement. Bij deze controle maakt het niet uit of gescand wordt op enkel een hoofdevenement of een hoofdevenement met een subevenement.
In principe kan een aanmelder geen barcode hebben ontvangen indien er geen betaling is. Mocht dit toch het geval zijn, dan wordt getoond dat de aanmelding niet betaald is.
Deze controle kan gecombineerd worden met optionele controle of een barcode reeds gescand is.
Deelname scannen met controle barcode reeds gescand
Indien de controle Voer barcode reeds gescand check uit geactiveerd is, zal van de gescande barcode gecontroleerd worden of deze reeds is gescand. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om een barcode die hoort bij een registratie voor een hoofdevenement of een barcode die hoort bij een registratie voor een subevenement. Indien de barcode reeds gescand is, wordt een foutmelding getoond: Barcode reeds gescand.
Deze melding wordt getoond indien de Evenementregistratie die gescand wordt in CRM reeds op Deelnamestatus Deelgenomen staat.
Deze controle kan gecombineerd worden met optionele leeftijdscontrole.
Persoon deelname scannen op ander subevenement
Het kan voorkomen dat een Persoon zich heeft ingeschreven voor een subevenement, maar bij het registreren aan de balie aangeeft aan een ander subevenement te willen deelnemen. Het zal afhangen van het soort Evenement of dit wordt toegestaan. Bijvoorbeeld in het geval van de Introductie is dit inderdaad toegestaan. In dat geval moet niet het subevenement dat op de bevestiging van de Persoon staat worden geselecteerd, maar het ‘nieuwe’ subevenement. In dat geval gebeurt het volgende:
- er wordt automatisch een nieuwe Evenementregistratie gemaakt in CRM op het nieuwe subevenement
- de Deelnamestatus op het hoofdevenement én het op het nieuwe subevenement worden op Deelgenomen gezet
- de bestaande Evenementregistratie voor het subevenement waarvoor de Persoon zich oorspronkelijk had aangemeld blijft bestaan in CRM, maar krijgt geen status Deelgenomen
- bij de controle of de Persoon betaald heeft of niet (wordt getoond bij de optionele leeftijdscontrole), maakt het niet uit of aan de balie alsnog het subevenement gewijzigd wordt