Maak een nieuwe e-mail altijd op basis van een e-mailsjabloon. Op die manier wordt de juiste huisstijl toegepast en weet je zeker dat er geen rare dingen gebeuren met de opmaak van je mail. De Radboud sjablonen vind je onder het tabje Aangepaste sjablonen. Markeer sjablonen die je vaak gebruikt als favoriet door naast de naam van het sjabloon op het sterretje te klikken. Dan vind je ze voortaan eenvoudig terug onder het tabje Favorieten.

Er zijn vier generieke sjablonen die voor iedereen beschikbaar zijn:

• Basissjabloon-NL eenvoudig
• Basissjabloon-NL uitgebreid
• Basissjabloon-EN eenvoudig
• Basissjabloon-EN uitgebreid

Daarnaast zijn er mogelijk voor jouw afdeling ook andere sjablonen beschikbaar. Als je in CRM hebt ingesteld dat de interfacetaal Engels is, dan zie je geen e-mailsjablonen. Klik dan op Filter en kies in het veld Language voor Dutch.

Sommige gebruikers hebben rechten om een e-mailsjabloon aan te maken. Maak hiervoor eerst een e-mail aan en bewerk de mail totdat deze naar wens is. Kies onder Opslaan voor Opslaan als sjabloon. 

Deel dan het nieuwe e-mailsjabloon (met de rechten Lezen en Toevoegen aan) met het E-mails voorbereiden-team van de juiste beherende afdeling.

Je kunt desgewenst afbeeldingen opnemen in de e-mail. Daarbij kun je gebruik maken van afbeeldingen die reeds beschikbaar zijn of zelf een nieuwe afbeelding uploaden. Houd daarbij rekening met de hieronder genoemde tips.

Als je een bijlage op wilt nemen in je mail dan kan je dat doen door een tekst of afbeelding te selecteren en het bestand toe te voegen via de knop Koppeling (Ctrl+L) → Koppelen aan: Bestand (resp. Video). Kies een bestand uit de bibliotheek of voeg een nieuw bestand toe. In de mail zie je dan een link in de vorm https://assets-eur.mkt.dynamics.com/xxx/digitalassets/docs/xxx. Het voordeel van het versturen van een bijlage op deze manier is dat de bijlage zelf op de server staat en niet hoeft te worden meegestuurd. Een bestandsbijlage mag maximaal 32 MB groot zijn.

Er is een aantal voorgedefinieerde inhoudsblokken beschikbaar. Afhankelijk van de inhoud zijn ze aanpasbaar als ze eenmaal in de mail staan. Klik in het rechtermenu op de tab Inhoudsblokken. Ze zijn voorzien van een ‘code’ waarmee je soortgelijke blokjes snel kunt vinden. Zoek op Header, Inhoud, Footer, Knop of Kop. Selecteer het gewenste blokje; deze wordt dan blauw omlijnd. In de e-mail verschijnen plusjes op de plekken waar je het blokje kunt invoegen. Klik op het plusje waar je het inhoudsblok wilt plaatsen of versleep hem met je muis naar de juiste plek.

Een link naar een e-mailadres maak je met mailto: in het URL-veld. Een link naar een telefoonnummer maak je met tel: in het URL-veld. 

Als je dynamische inhoud in je mail wil gebruiken (bijvoorbeeld de voornaam van een persoon) dan kan dat door in de editor op de knop Persoonlijke instellingen te klikken en daar bv. te kiezen voor Voornaam. 

Dubbelklik daarna op {{Voornaam}} om een standaardwaarde in te stellen. Die tekst zal worden getoond bij een ontvanger van wie we geen voornaam in CRM hebben. 
Let op: je kunt per veld maar één standaardwaarde instellen. Dus als het een tweetalige mail betreft met twee keer een aanhef, moet deze standaardwaarde ook tweetalig zijn. Bijvoorbeeld 'lezer/reader'.

In tegenstelling tot OBM, hebben we hier de mogelijkheid om op basis van een of meer kenmerken een sectie of een afbeelding aan te passen aan de doelgroep. Bijvoorbeeld, AR verstuurt een uitnodiging naar alle Alumni voor evenement X, maar een sectie of afbeelding moet voor elke faculteit waar een alumnus is afgestudeerd anders zijn.

Selecteer de sectie of de afbeelding en kies voor voorwaardelijke inhoud inschakelen.

Het blok krijgt nu een paarse rand en in het rechtermenu krijg je een extra optie om voorwaardelijke sectie te bewerken.

Klik nu op voorwaarde toevoegen. Hier voeg je voor elke variant van dit blok een nieuwe voorwaarde toe

Geef de voorwaarde een naam bij Voorwaardenaam. In bovenstaand voorbeeld kies je dan bijvoorbeeld voor Faculteit der Managementwetenschappen. Kies vervolgens het kenmerk (of segment) waarop je wil differentiëren. Dit herhaal je voor alle varianten die je wilt.

Als een persoon meerdere dienstverbanden of meerdere afgeronde studies heeft, kan je soms bij een selectielijst niks kiezen (wat je eigenlijk wel zou willen om geen typefouten te maken) en moet je een waarde intypen. Hier moet je dan de GUID (ID) van het record invullen (bijvoorbeeld bij afgeronde studie: het type alumnus (master/bachelor/PhD). 
Je kunt met de sortering aangeven welk record moet worden gekozen bij het tonen van de voorwaardelijke inhoud. Dus bijvoorbeeld het record dat als laatste is aangemaakt:

Als je een specifieke GUID zoekt, vraag het na bij [email protected].

Er wordt automatisch een standaard variant gemaakt (voor als een persoon niet voldoet aan je kenmerken). Eventueel stel je het schuifje Standaardinhoud in op Niet opnemen en dan zal bij het niet voldoen aan de voorwaarden de inhoud van dat blok niet worden getoond. Controleer voor verzending goed of alle varianten kloppen.

Voor meer informatie over de toepassing van voorwaardelijke inhoud, neem contact op met je key-user of stuur een mail naar [email protected], dan kijken we met je mee. 

Het opnemen van een openbare link in een e-mail werkt in RTM hetzelfde. Je kopieert de link uit het veld Openbare link van het (aanmeld)formulier en je maakt er een tekstlink of knop met tekstlink van in je e-mail.

Het opnemen van een persoonlijke link in een e-mail werkt in RTM wel anders. Als je in je formulier bij Type inschrijving voor Persoonlijk kiest, dan zie je daaronder het volgende blokje:

Kies in het veld E-mailadres bevestigingsmail naar welk e-mailadres je de bevestigingsmail wilt versturen. Als je helemaal klaar bent met je formulier en je hebt het opgeslagen, zal in het veld Persoonlijke link (Realtime Markering) de persoonlijke link verschijnen. Dit duurt enkele seconden. 

De persoonlijk link kan je kopiëren en gebruiken in je e-mail. Als je de link hebt opgenomen in je mail moet je rechts in de editor op de tab Personaliseren (1) nog instellen waar de hash moet worden opgehaald die nodig is in de persoonlijke link. Klik op het blokje voor de hash (2) en kies bij 'De personalisatiegegevens zijn afkomstig van' (3) voor het veld Hash van Persoon:

Klik op Opslaan en controleer bij het testen van je e-mail ook of de zojuist toegevoegde link werkt. 

Je kunt je e-mail bekijken op de tab Voorbeeld en test. Klik daarop het pennetje bij Voorbeeldgegevens bewerken om verschillende varianten te controleren. 

Op die tab kan je ook op bij Inhoud controleren voor Toegankelijkheidscontrole en Spamcontrole. Met name het controleren van de spamcontrole is belangrijk. Je ziet dan of je nog iets aan je mail moet aanpassen om de spamscore te verlagen. 

Ook is het goed om een testverzending te doen om te kijken of de mail er goed uitziet in Outlook of op je telefoon.

Ben je helemaal tevreden, dan klik je rechts boven op de blauwe knop Gereed voor verzending.

Als je mail is verzonden dan kan je op deze plekken kijken naar de (verzend)statistieken:

Op Persoon

Op de tab Inzichten RTM/OBM (subtab Realtime reizen) zie je voor de persoon verschillende statistieken. Je kunt bijvoorbeeld onder het kopje E-mail het totaal aantal geopende mails zien en als je daar doorklikt op E-mailinzichten weergeven dan zie je om welke mails het ging plus de bijbehorende statistieken.

Op E-mail

Op de tab Inzichten zie je voor de mail als geheel de verzendstatistieken, bijvoorbeeld het bezorgingspercentage, de interacties en de aangeklikte URL's.