Ga in het linkermenu naar Organisaties en klik op de button + Maken. Er opent een leeg Organisatierecord. Klik vervolgens op de button Zoeken in KVK-register.

Onderstaand zoekvenster opent waarin je op verschillende manieren kunt zoeken

Zoek bijvoorbeeld op de naam of een KVK-nummer van een organisatie of combineer gegevens door te zoeken naar een naam en plaatsnaam. Start je zoekactie door een ENTER te geven of door te klikken op de Zoeken button rechts van het zoekveld. Zoekopdrachten zijn niet hoofdlettergevoelig. Voorbeelden:

• radboud
• radboud nijmegen
• 6525 XZ
• houtlaan
• 41055629

Er wordt een maximum van 500 records als zoekresultaat getoond. Elke pagina bevat 20 records. Van elk zoekresultaat wordt een viertal gegevens getoond:

• Bedrijfsnaam (officiële naam)
• Vestigingsadres (straatadres)
• Plaats (plaats behorende bij het straatadres)
• Dossiernummer (KVK-nummer)

Zoek bijvoorbeeld op radboud nijmegen. Zit het bedrijf dat je zoekt er niet bij? Pas dan je zoekopdracht aan.

Klik in de getoonde zoekresultaten op het bedrijf dat je wilt aanmaken. Je kunt maar één record tegelijkertijd selecteren

In een vervolgscherm worden de KvK gegevens getoond. Een deel van deze gegevens nemen we over in CRM en een deel (bijvoorbeeld financiële gegevens en oprichtingsdatum) niet.

Toelichting 1 = middels de blauwe button Terug ga je terug naar het zoekresultatenscherm. Er wordt dan geen organisatie aangemaakt

Toelichting 2 = de checkbox Toevoegen aan update lijst staat standaard aan. Laat het vinkje staan, op die manier worden wijzigingen in het handelsregister voor deze organisatie automatisch verwerkt op de Organisatie in CRM

Toelichting 3 = middels de groene button Toevoegen/opslaan maak je een nieuwe organisatie aan

Zodra je op Toevoegen/opslaan klikt wordt een nieuwe Organisatie record aangemaakt. Op dit moment is dat Organisatie record nog niet opgeslagen in CRM. Vul de Organisatie desgewenst aan met overige gegevens die (mogelijk) niet bekend zijn in het handelsregister. Denk bijvoorbeeld aan de (aanbevolen) velden Type en Subtype. Hoe meer informatie je vastlegt op een Organisatie, hoe hoger de datakwaliteit.

Sla vervolgens de Organisatie op in CRM via de button Opslaan. Bij opslaan wordt automatisch gecontroleerd of de Organisatie alsnog blijkt te bestaan. Indien dat het geval is zie je onderstaand scherm:

Indien het om exact dezelfde organisatie gaat, annuleer dan de aanmaak van de nieuwe Organisatie. Indien het wel een andere Organisatie is, klik dan op de button Negeren en opslaan.

Op Organisaties met een KVK-nummer worden op de tab Algemeen automatisch twee extra blokken getoond:

• Bedrijfsgegevens
• Branche

Alle velden in deze twee blokken hebben een slotje als teken dat deze velden alleen-lezen zijn. Bijvoorbeeld:

Deze velden kunnen vanaf nu niet meer in CRM worden aangepast, omdat KVK-register vanaf nu de bron is voor deze velden. Dit geldt voor velden die exclusief afkomstig zijn van het KVK-register, maar ook voor velden die we in CRM al wel hadden (bijvoorbeeld Naam en Telefoonnummer).