Een Evenement maak je aan om vast te leggen om welke activiteit het gaat. Er is een aantal verplichte velden. Deze worden aangeven door middel van een rode asterisk*. Er zijn ook velden die aanbevolen zijn om in te vullen, te herkennen aan een +. Hieronder vind je de toelichting op de velden op een Evenement.
In dit artikel vind je de toelichting van alle velden op een Evenement.
Direct naar:
1. Tab Algemeen
1.1. Definitie van evenement
Dit deel bevat de basisinformatie van een Evenement. Om welk Evenement gaat het, wanneer en waar vindt het plaats, wat is de inschrijfperiode, wie organiseert het, onder welke afdeling valt het Evenement? Indien het om een betaald evenement gaat moet hier ook het Product worden gekoppeld.
Beheernaam*: dit is de interne naam van de activiteit. Deze is niet zichtbaar op een aanmeldformulier
Bovenliggend evenement: indien het Evenement onderdeel uitmaakt van een groter Evenement wordt het overkoepelende Evenement (hoofdevenement) hier getoond
Evenementverbinder: verschillende evenementen die om administratieve of marketing technische redenen gescheiden zijn, maar in feite hetzelfde evenement betreffen, kunnen met elkaar worden verbonden door middel van een Evenementverbinder
Datum en tijd start evenement*: vul de datum en tijd in waarop het Evenement start
Datum en tijd einde evenement*: vul de datum en tijd in waarop het Evenement eindigt
Weergavenaam Nederlands: naam van het Evenement/de activiteit die getoond wordt op een Nederlandstalig inschrijfformulier. Indien dit veld leeg is/wordt gemaakt, wordt het Evenement/de activiteit niet getoond op een Nederlandstalige formulier
Weergavenaam Duits: naam van Evenement/de activiteit die getoond wordt op een Duitstalig inschrijfformulier. Indien dit veld leeg is/wordt gemaakt, wordt het Evenement/de activiteit niet getoond op een Duitstalige formulier
Weergavenaam Engels: naam van het Evenement/de activiteit die getoond wordt op een Engelstalig inschrijfformulier. Indien dit veld leeg is/wordt gemaakt, wordt het Evenement/de activiteit niet getoond op een Engelstalige formulier
Beherende afdeling*: selecteer hier de afdeling waartoe het Evenement dat je aanmaak behoort. Op basis van de afdeling wordt een bepaald team eigenaar van het Evenement. Dat betekent dat iedereen die lid is van dat team, rechten heeft om wijzigingen aan te brengen aan dit Evenement
Type: op basis van de geselecteerde Beherende afdeling wordt automatisch een lijst getoond van bijbehorende typen Evenementen. Voor het maken van overzichten (weergaven of een dashboard) is het informatief om een Type te selecteren
Telmethode aanmeldingen*: standaard gevuld met Algemene telling. Dit betekent dat één aanmelding telt als één aanmelder. Kies ook voor Algemene telling indien je 1 introducé wilt toestaan. Momenteel wordt meer dan 1 introducé niet ondersteund. De waarde Niet bevat momenteel geen functionaliteit
Datum en tijd start inschrijving: vul de datum en tijd in waarop de aanmeldperiode voor het Evenement opent. Dit betekent dat een aanmeldformulier dat gekoppeld is aan een Evenement nog niet ingevuld kan worden vóór deze datum/tijd
Datum en tijd einde inschrijving: vul de datum en tijd in waarop de aanmeldperiode voor het Evenement sluit. Dit betekent dat een aanmeldformulier dat gekoppeld is aan een Evenement niet meer ingevuld kan worden ná deze datum/tijd
Maximum aantal aanmelders: stel desgewnest een maximum aantal aanmeldingen in. Indien dit maximum is bereikt, is het niet meer mogelijk aan te melden
Spreker(s): mogelijkheid om tekstueel vast te leggen wie er spreekt/spreken op het Evenement
Organisator+: mogelijkheid om een medewerker te koppelen als organisator
Evenementcode: automatisch gegenereerd unieke code
Land: land waarin het Evenement plaats vindt
De velden Maximum aantal aanmelders, Gebouw, Locatie en Bushalte (de laatste drie allen in de drie taalvarianten) worden dan op een centrale plek (de Evenementverbinder) vastgelegd en onderhouden. Vervolgens worden ze automatisch synchroon gehouden op alle verbonden (sub)evenementen
1.2. Aantallen
Aantal aanmeldingen: totaal aantal actieve aanmeldingen met status Aangemeld. Toont altijd de actuele stand van zaken Indien iemand zich meerdere keren heeft aangemeld, telt hij even zo vaak mee
Laatst bijgewerkt: datum en tijd waarop dit aantal voor het laatst is herberekend. Via de button Herberekenen kun je desgewenst handmatig een herbekening starten
Aantal deelnames: totaal aantal actieve aanmeldingen met deelnamestatus Deelgenomen. Wordt elke 12 uur automatisch berekend
Laatst bijgewerkt: datum en tijd waarop dit aantal voor het laatst is herberekend. Via de button Herberekenen kun je desgewenst handmatig een herbekening starten
1.3. Beschrijving
Vul eventueel een iets uitgebreidere omschrijving in van het Evenement
1.4. Toelichting weergavenaam
Indien het een subevenement betreft (het veld Bovenliggend evenement is gevuld) wordt ook getoond:
Toelichting Nederlands: aanvullende tekst t.b.v. de Weergavenaam Nederlands. Deze wordt op een webformulier (cursief) getoond direct onder de naam van het subevenement
Toelichting Duits: aanvullende tekst t.b.v. de Weergavenaam Duits. Deze wordt op een webformulier (cursief) getoond direct onder de naam van het subevenement
Toelichting Engels: aanvullende tekst t.b.v. de Weergavenaam Engels. Deze wordt op een webformulier (cursief) getoond direct onder de naam van het subevenement
1.5. Facilitair & Gebied
Lunch inbegrepen: dit Ja/Nee veld kan worden opgenomen in een e-mailbevestiging
Gebied: mogelijkheid om een Gebied te koppelen aan een (sub)evenement. Neem contact op via [email protected] voor meer informatie
1.6. Online meeting links
URL 1: mogelijkheid om bv een Zoom of Teams meeting in op te nemen. Dit veld kan worden opgenomen in een e-mailbevestiging
Wachtwoord URL1: wachtwoord behorende bij URL1. Dit veld kan worden opgenomen in een e-mailbevestiging
URL 2: mogelijkheid om bv een Zoom of Teams meeting in op te nemen. Dit veld kan worden opgenomen in een e-mailbevestiging
Wachtwoord URL2: wachtwoord behorende bij URL2. Dit veld kan worden opgenomen in een e-mailbevestiging
1.7. Betaling
Product: indien het Evenement een betaalde activiteit betreft moet er een Product met een prijs op het Evenement worden gezet. Neem hiervoor tijdig contact op met functioneel beheer via [email protected].
Verbijzondering: 7-cijferig nummer dat wordt opgeslagen bij een betaaltransactie
Betaaltransactie omschrijving Nederlands: tekstuele omschrijving die wordt opgeslagen bij een betaaltransactie gemaakt via een Nederlandstalig formulier. Zichtbaar voor een aanmelder op een bankoverzicht/-afschrift
Betaaltransactie omschrijving Duits: tekstuele omschrijving die wordt opgeslagen bij een betaaltransactie gemaakt via een Duitstalig formulier. Zichtbaar voor een aanmelder op een bankoverzicht/-afschrift
Betaaltransactie omschrijving Engels: tekstuele omschrijving die wordt opgeslagen bij een betaaltransactie gemaakt via een Engelstalig formulier. Zichtbaar voor een aanmelder op een bankoverzicht/-afschrift
1.8. Afmelden
Selfservice afmelden: hiermee kan worden ingesteld of iemand zich via een persoonlijke afmeldlink kan afmelden voor het evenement (en eventueel onderliggende activiteiten behorende tot datzelfde Evenement). Default waarde is Nee. Indien de waarde Ja is worden onderstaande velden getoond met een verplichting voor de taalvarianten waarvoor een Weergavenaam gevuld is
Weergavenaam afmeldpagina Nederlands: naam voor het evenement die getoond wordt op de persoonlijke afmeldpagina voor iemand die zich via een Nederlandstalig formulier heeft aangemeld
Weergavenaam afmeldpagina Duits: naam voor het evenement die getoond wordt op de persoonlijke afmeldpagina voor iemand die zich via een Duitstalig formulier heeft aangemeld
Weergavenaam afmeldpagina Engels: naam voor het evenement die getoond wordt op de persoonlijke afmeldpagina voor iemand die zich via een Engelstalig formulier heeft aangemeld
1.9. Clustering (kopjes)
Clusternaam Nederlands: vrije tekst om titel van groepering niveau 1 aan te geven op een Nederlandstalig aanmeldformulier
Clusternaam Duits: vrije tekst om titel van groepering niveau 1 aan te geven op een Duitstalig aanmeldformulier
Clusternaam Engels: vrije tekst om titel van groepering niveau 1 aan te geven op een Engelstalig aanmeldformulier
Clustersorteerveld Nederlands: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 1 op een Nederlandstalig aanmeldformulier
Clustersorteerveld Duits: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 1 op een Duitstalig aanmeldformulier
Clustersorteerveld Engels: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 1 op een Engelstalig aanmeldformulier
Cluster 2 naam Nederlands: vrije tekst om titel van groepering niveau 2 aan te geven op Nederlandstalig aanmeldformulieren
Cluster 2 naam Duits: vrije tekst om titel van groepering niveau 2 aan te geven op Duitstalig inschrijfformulieren
Cluster 2 naam Engels: vrije tekst om titel van groepering niveau 2 aan te geven op Engelstalig inschrijfformulieren
Cluster 2 sorteerveld Nederlands: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 2 op Nederlandstalige aanmeldformulieren
Cluster 2 sorteerveld Duits: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 2 op Duitstalige aanmeldformulieren
Cluster 2 sorteerveld Engels: cijfer waarmee je de volgorde bepaalt van de groepering niveau 2 op Engelstalige aanmeldformulieren
1.10. Clustering (indien geen items onder kopjes)
Tekst clusters Nederlands: default tekst is Niet van toepassing
Tekst clusters Duits: default tekst is Keine Veranstaltungen
Tekst clusters Engels: default tekst is Not applicable
1.11. Onderwijsmarketing
Deze tab wordt enkel getoond indien Beherende afdeling staat ingesteld op Onderwijsmarketing.
Online evenement: vul Ja in indien dit Evenement online ondersteund wordt door Webhare. Er zal dan een link worden berekend waarmee iemand (t.z.t.) op een persoonlijke evenementenpagina komt om deel te nemen aan een online (Webhare) evenement
Sessiecode: code ten behoeve van Webhare. Het veld is zichtbaar op alle OM evenementen en muteerbaar voor een specifieke groep gebruikers
2. Tab Bevestiging
2.1. Algemeen
Verstuur e-mailbevestiging: Ja/Nee veld. Stel in op Ja om een e-mailbevesting te versturen bij aanmelding
2.2. Nederlands
Afzender bevestigingsmail Nederlands: emailadres dat geldt als afzender van een bevestigingsmail voor een Nederlandstalige bevestigingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
Onderwerp bevestigingsmail Nederlands: onderwerp van een Nederlandstalige bevestigingsmail
Sjabloon bevestigingsmail Nederlands: Smart Flows sjabloon voor een Nederlandstalige bevestigingsmail
Sjabloon bijlage Nederlands: Smart Flows sjabloon voor een bijlage bij een Nederlandstalige bevestigingsmail
Bestandsnaam bijlage Nederlands: bestandsnaam van (eventuele) bijlage voor een Nederlandstalige bevestigingsmail. Indien dit veld leeg is, wordt de naam van het sjabloon gebruikt als bestandsnaam voor de bijlage
Gebouw Nederlands: de Nederlandse naam van het gebouw waar het evenement plaatsvindt. Dit wordt gebruikt voor het doorgeven van aantallen deelnemers per gebouw voor bv. catering
Locatie Nederlands: locatie van het evenement, gebruikt in een Nederlandstalige bevestigingsmail
Parkeerplaats Nederlands: parkeerplaats voor het Evenement, gebruikt in een Nederlandstalige bevestigingsmail
Bushalte Nederlands: bushalte voor het Evenement, gebruikt in een Nederlandstalige bevestigingsmail
2.3. Duits
Afzender bevestigingsmail Duits: emailadres dat geldt als afzender van een bevestigingsmail voor een Duitstalige bevestigingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
Onderwerp bevestigingsmail Duits: onderwerp van een Duitstalige bevestigingsmail
Sjabloon bevestigingsmail Duits: Smart Flows sjabloon voor een Duitstalige bevestigingsmail
Sjabloon bijlage Duits: Smart Flows sjabloon voor een bijlage bij een Duitstalige bevestigingsmail
Bestandsnaam bijlage Duits: bestandsnaam van (eventuele) bijlage voor een Duitstalige bevestigingsmail. Indien dit veld leeg is, wordt de naam van het sjabloon gebruikt als bestandsnaam voor de bijlage
Gebouw Duits : de Duitse naam van het gebouw waar het evenement plaatsvindt. Dit wordt gebruikt voor het doorgeven van aantallen deelnemers per gebouw voor bv. catering
Locatie Duits: locatie van het evenement, gebruikt in een Duitstalige bevestigingsmail
Parkeerplaats Duits: parkeerplaats voor het Evenement, gebruikt in een Duitstalige bevestigingsmail
Bushalte Duits: bushalte voor het Evenement, gebruikt in een Duitstalige bevestigingsmail
2.4. Engels
Afzender bevestigingsmail Engels: emailadres dat geldt als afzender van een bevestigingsmail voor een Engelstalige bevestigingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
Onderwerp bevestigingsmail Engels: onderwerp van een Engelstalige bevestigingsmail
Sjabloon bevestigingsmail Engels: Smart Flows sjabloon voor een Engelstalige bevestigingsmail
Sjabloon bijlage Engels: Smart Flows sjabloon voor een bijlage bij een Engelstallge bevestigingsmail
Bestandsnaam bijlage Engels: bestandsnaam van (eventuele) bijlage voor een Engelstalige bevestigingsmail. Indien dit veld leeg is, wordt de naam van het sjabloon gebruikt als bestandsnaam voor de bijlage
Gebouw Engels: de Engelse naam van het gebouw waar het evenement plaatsvindt. Dit wordt gebruikt voor het doorgeven van aantallen deelnemers per gebouw voor bv. catering
Locatie Engels: locatie van het evenement, gebruikt in een Engelstalige bevestigingsmail
Parkeerplaats Engels: parkeerplaats voor het Evenement, gebruikt in een Engelstalige bevestigingsmail
Bushalte Engels: bushalte voor het Evenement, gebruikt in een Engelstalige bevestigingsmail
3. Tab Overige communicatie
3.1. Informatiemail
Verstuur informatiemail: Ja/Nee veld. Stel in op Ja om een informatiemail te versturen
Datum versturen informatiemail: stel datum in waarop informatiemail verstuurd moet worden
Test informatiemail naar: e-mailadres om een test informatiemail naar te versturen
Sjabloon informatiemail Nederlands: Smart Flows sjabloon voor een Nederlandstalige informatiemail
Onderwerp informatiemail Nederlands: onderwerp van een Nederlandstalige informatiemail
Sjabloon informatiemail Duits: Smart Flows sjabloon voor een Duitstalige informatiemails
Onderwerp informatiemail Duits: onderwerp van een Duitstalige informatiemails
Sjabloon informatiemail Engels: Smart Flows sjabloon voor een Engelstalige informatiemails
Onderwerp informatiemail Engels: onderwerp van een Engelstalige informatiemails
3.2. Afmeldingsmail
Verstuur afmeldingsmail: Ja/Nee veld. Stel in op Ja om een afmeldingsmail te versturen indien iemand zich afmeldt of wordt afgemeld
Sjabloon afmeldingsmail Nederlands: Smart Flows sjabloon voor een Nederlandstalige afmeldingsmail
Onderwerp afmeldingsmail Nederlands: onderwerp van Nederlandstalige informatiemail
Afzender afmeldingsmail Nederlands: emailadres dat geldt als afzender van een afmeldingsmail voor een Nederlandstalige afmeldingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
Sjabloon afmeldingsmail Duits: Smart Flows sjabloon voor Duitstalige informatiemail
Onderwerp afmeldingsmail Duits: onderwerp van Duitstalige informatiemail
Afzender afmeldingsmail Duits: emailadres dat geldt als afzender van een afmeldingsmail voor een Duitstalige afmeldingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
Sjabloon afmeldingsmail Engels: Smart Flows sjabloon voor Engelstalige informatiemail
Onderwerp afmeldingsmail Engels: onderwerp van een Engelstalige informatiemail
Afzender afmeldingsmail Engels: emailadres dat geldt als afzender van een afmeldingsmail voor een Engelstalige afmeldingsmail. Neem tijdig contact op via [email protected] indien je een nieuw adres nodig hebt
3.3. Interne notificatiemail
Middels deze velden kan ingesteld worden dat er een e-mail verstuurd wordt naar een vrij in te vullen e-mailadres (aan gerefereerd als ‘Radboud contact’) zodra er een aanmelding is gedaan voor het betreffende Evenement.
E-mailadres Radboud contact: tekstveld om een e-mailadres in te vullen. Dat kan een ru.nl adres zijn maar dat hoeft niet
E-mailadres Radboud contact cc: tekstveld om een e-mailadres in te vullen. Dat kan een ru.nl adres zijn maar dat hoeft niet
Afzender e-mail Radboud contact: voorgedefinieerde lijst van afzenderadressen van waaruit de e-mail aan een Radboud contact verstuurd wordt
Onderwerp Radboud contact: onderwerpregel van de e-mail die naar een Radboud contact wordt verstuurd
Sjabloon e-mail Radboud contact: Smart Flows sjabloon voor het e-mailbericht dat naar een Radboud contact verstuurd wordt
4. Tab Notities
Deze tab bevat een tijdlijn, maar zal over het algemeen geen informatie bevatten
5. Tab Administratief
Status: status van het Evenement
Gemaakt door: gebruiker die het Evenement heeft aangemaakt
Gemaakt op: datum en tijd waarop het Evenement is aangemaakt
Gewijzigd door: gebruiker die als laatste Evenement heeft aangepast
Gewijzigd op: datum en tijd waarop het Evenement als laatste is aangepast