CRM ondersteunt de inschrijving voor evenementen. Deelnameregistratie voor evenementen kan (onder andere) worden gedaan middels een barcodescanner. Deelnames kunnen via twee soorten scanners worden geregistreerd:

1. een bedrade scanner in combinatie met een scanformulier waarmee deelname real‐time wordt verwerkt
2. een draadloze scanner resulterend in een importbestand waarmee deelname op een later moment wordt verwerkt

Dit document beschrijft de werking van de draadloze scanner en de wijze waarop de barcodes in CRM verwerkt moeten worden.

Om een draadloze scanner te kunnen gebruiken zijn geen aparte rechten nodig. Om het bestand vervolgens te kunnen importeren wel. Een gebruiker moet daarvoor in het team Gebruikers importtool - bestanden zitten en er moet een Maatwerkgebruiker-record zijn voor de gebruiker. 

Voor de meeste Evenementen die de Radboud Universiteit organiseert, geldt dat Personen zich moeten inschrijven. Die inschrijving wordt vrijwel altijd aangemaakt doordat een Persoon een webformulier invult dat automatisch leidt tot de aanmaak van één of meerdere Evenementregistraties. Die registraties hebben Aanmeldstatus Aangemeld. Of een Persoon daadwerkelijk deelneemt aan het Evenement, wordt vastgelegd in de Deelnamestatus. Die Deelnamestatus kan handmatig worden ingevoerd, maar ook via de barcode worden gescand. In dat laatste geval wordt automatisch de Deelnamestatus op Deelgenomen gezet. 

Elke Evenementregistratie heeft een uniek CRM nummer (‘GUID’). Die GUID kan omgezet worden naar een QR-code en in een (automatische) e-mailbevestiging verstuurd worden naar de Persoon. Indien een Persoon zich bij een Evenement meldt met deze barcode, kan via een barcodescanner deze Evenementregistratie worden gescand. Dat kan vanaf een geprinte barcode of vanaf het scherm van een mobiele telefoon. Dit leidt automatisch tot het veranderen van de Deelnamestatus op een Evenementregistratie naar Deelgenomen. 

Gescande barcodes worden opgeslagen op de scanner zelf in een tekstbestand dat geïmporteerd kan worden in CRM. Dit leidt automatisch tot het aanpassen van de Deelnamestatus op Evenementregistraties naar Deelgenomen. Deze methode van vastleggen van deelnameregistratie is niet real-time wat betekent dat de scanactie zelf niet onmiddellijk leidt tot het aanpassen van het veld Deelnameregistratie. Daarnaast wordt via deze methode geen (real-time) controle gedaan op informatie in CRM (bv. leeftijdscontrole of controle op betaalstatus).

De scanner ziet er als volgt uit en heeft enkele buttons:

Een volledig opgeladen scanner is zo’n 12 uur operationeel. Klik op de batterij indicator om te controleren in hoeverre de scanner is opgeladen. Indien nodig kun je de scanner opladen door deze met de USB kabel te verbinden aan een werkende pc. Een volledig lege batterij is in een kleine 4 uur volledig opgeladen.
De bluetooth optie wordt niet gebruikt. Activeer deze dan ook niet omdat dit extra energie kost. De scanner kan desgewenst met een bijgeleverd keycord worden gedragen.

In principe worden scanners ‘leeg’ uitgeleend wat wil zeggen dat er geen barcodebestand op staat van een vorige gebruiker. Controleer of dit inderdaad het geval is. Sluit de scanner via de USB kabel aan op een pc. De scanner verschijnt als CS4070 in de Windows verkenner. Je ziet dan twee folders: Parameters en Scanned Barcodes.
Open de folder Scanned Barcodes. Deze folder moet leeg zijn. Mocht dat niet het geval zijn, verwijder dan alle bestanden die in deze folder staan. Onderstaand de lijst van bestanden die in deze folder zouden kunnen staan en die verwijderd moeten worden voordat je gaat scannen:
BARCODES.txt
BARCODESbackup.txt
BARCODESbackupTime.txt
BARCODESTime.txt

Zorg er voor dat als je de scanners retourneert:

• de folder Scanned Barcodes leeg is
• de batterij volledig is opgeladen
• de scanner in het juiste doosje zit (serienummer op scanner en doosje moeten overeenkomen)