Via een Reis verstuur je een e-mail. In die reis neem je de doelgroep op (meestal is dat een segment), bepaal je hoe lang de reis loopt en stel je in het blokje E-mail in welk e-mailadres van de ontvanger gebruikt moet worden. 

Veelal is het versturen van een e-mail een korte reis en behelst het enkel 'verstuur deze e-mail aan alle personen die tot de doelgroep behoren'. In Realtime Marketing kan je een reis ook starten op basis van een trigger (bijvoorbeeld 'Persoon heeft zich aangemeld voor evenement X' of 'Persoon heeft geklikt op link X in e-mail Y'). Dit zal de komende tijd verder uitgewerkt worden en aan de handleiding worden toegevoegd.

Als je een reis aanmaakt zonder gebruik te maken van een sjabloon, heb je de vrijheid om alles aan te passen. Het nadeel is natuurlijk dat je dan ook álles moet invullen en goed moet nadenken over hoe de reis loopt. 

De reis kan starten op basis van een trigger of op basis van een segment. In de meeste gevallen zul je kiezen voor 'Op segment gebaseerd'. Wil je toch op basis van een trigger een e-mail versturen? Neem dan contact op met Team CRM. Wij helpen je graag hiermee.

Zodra je kiest voor een nieuwe reis, selecteer je Op segment gebaseerd. Op segment gebaseerd mailen is de meest voorkomende vorm die we vanaf de start kunnen gebruiken. Dan ontvouwen zich enkele velden.

1. Naam voor de reis opgeven
   Dit is de beheernaam van je reis. Start altijd met de initialen van je beherende afdeling gevolgd door tekst die duidelijk de inhoud aangeeft. Bijvoorbeeld:
   • FdR - Maandelijkse nieuwsbrief medewerkers 03.25 - maart
   • CS - FTR - Career update April 2025
2. Een segment selecteren
   Je kunt hier 1 of meerdere segmenten selecteren. Let op! Als je meerdere segmenten selecteert zal de (tenzij je anders aangeeft) e-mail verstuurd worden naar iedereen die OF in het ene OF in het andere segment voorkomt.
   NB: Dit kun je later altijd weer aanpassen in de reis.
3. Frequentie selecteren
   Je hebt drie opties:
   • Je verstuurt de mail eenmalig, naar een statisch publiek. De mail gaat er op de verzendtijd uit en iedereen die later in het segment komt, zal de mail niet ontvangen. (Let op: zorg dat op het moment dat je de reis publiceert je al zeker weten dat de leden van je segment kloppen. Als je segment bijvoorbeeld nog geen leden bevat omdat het vernieuwen langer duurt, zal de mail aan niemand worden verzonden. Ook niet als je segment later wel leden bevat).
   • Je verstuurt de mail opnieuw eenmalig, maar als er nieuwe leden in je segment komen, mogen ook zij deze mailing ontvangen.
   • Je verstuurt de mail herhaaldelijk. Deze optie gebruiken we nu eigenlijk helemaal niet. Wil je daar gebruik van maken? Overleg dan eerst met het CRM-team.
4. Begin
   Vervolgens kies je de verzenddatum. Wanneer wil je de e-mail verzenden? Let op! Dit kun je aanpassen zolang de reis niet live staat. Weet je de exacte datum nog niet? Dan is dat geen probleem, dit kun je dus later zonder probleem aanpassen (mits de reis dus niet live is).
   Kies je voor de tweede variant waarbij de mail eenmalig verstuurd wordt, maar waarbij nieuwe segmentleden de mail ook mogen ontvangen? Dan vul je ook het laatste moment dat de mail verzonden mag worden in bij Einde.

Je hebt nu de basis van je reis, namelijk de start. Aan de rechterkant kun je bij het kopje Meedoen je segment, je verzendtijd(en) en zelfs de frequentie (zie vorig kopje) aanpassen. Ook kun je hier bepaalde segmenten uitsluiten. De leden van het uit te sluiten segment worden dan niet gemaild (de naam zegt het al), ook al komen ze voor in je doelgroepsegment.

Je kunt aan de rechterkant ook een doel selecteren. Dit is met name relevant als je bepaalde targets hebt. Daar maken we nu nog geen gebruik van. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met het CRM-team.

De volgende stap van je reis is het toevoegen van (o.a.) een mail. Er zijn echter nog meer opties. Door op + te klikken, kun je de volgende elementen aan je reis toevoegen:

1. E-mail (of andere communicatievorm die we nu niet gebruiken) - Deze zul je (voorlopig) altijd toevoegen, want wij verzenden alleen mailings vanuit RTM
2. A/B-test - Wil jij testen welke versie van een mail het beste werkt? Dan is A/B-testing wellicht iets voor jou. Overleg vooral even met het CRM-team als je dit wilt gebruiken
3. Voorwaarden - Wil je een bepaalde wachttijd instellen, een doelgroep opsplitsen of op basis van een kenmerk iets doen? Dan kun je dit als voorwaarde toevoegen
4. Activiteiten - Gebruiken we (nog) niet
5. Connectors - Gebruiken we (nog) niet

Kies bij een actie toevoegen voor een e-mail. In de reis zie je nu een blokje E-mail. Hier kun je in het rechtermenu de betreffende e-mail selecteren. Tevens geef je hier aan naar welk e-mailadres de mail gaat. Dit is erg belangrijk, want hier geef je aan of de mail verzonden wordt aan:

1. E-mailadres - Dit is het externe e-mailadres. Deze wordt bijvoorbeeld gebruikt voor mailingen naar alumni en zakelijke contacten.
2. E-mailadres intern - Stuur je een mail naar interne mensen (medewerkers/studenten) met een RU-adres? Kies dan voor deze optie. Vaak gaat dit gepaard met een transactionele mail.
3. E-mailadres Recharge - Deze selecteer je als de mail voor Recharge verstuurd wordt.

Als je doelgroep van de reis op verschillende adresvelden moet worden gemaild, dan kan je dat doen door meerdere e-mailblokjes op te nemen in je reis en op elk blokje het juiste te gebruiken e-mailadres in te stellen.

Als je een vertakking wilt maken op basis van of iemand intern of extern is, kan je bv. voor medewerkers een splitsing maken op basis van het persoonsveld Medewerker (Ja/Nee). Bij het instellen van een vertakking heet dit veld MedewerkerRollup. Dit is een speciaal veld dat weergeeft of er actieve dienstverbanden zijn bij deze persoon. NB dit veld kan (zoals je in de printscreen hieronder in het label ziet staan) niet worden gebruikt in segmenten, maar wel in reizen. 

Zo'n splitsing ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

De tak 'Intern' stel je als volgt in:

Personen die hier niet aan voldoen gaan naar de tak 'Overige'. Op deze manier kan je de personen in de tak 'Intern' mailen op het interne mailadres en de overige personen op het externe e-mailadres. Mogelijk wil je de interne personen transactioneel mailen en de overige personen wel een afmeldmogelijkheid geven. Dat kan op deze manier ook. 

Je kunt ook een vertakking maken op basis van segmenten als je de juiste doelgroepen al bij elkaar hebt staan in segmenten. Zo kan je onderscheid maken in de te versturen e-mail, het te gebruiken e-mailadres en/of het nalevingsprofiel. Gebruik in je reis een Vertakking van kenmerk-element en kies bij de instellingen voor Voorwaarde voor segmentlidmaatschap maken en kies het juiste segment voor de eerste vertakking:

Heb je het juiste segment geselecteerd? Is je dynamische segment al vernieuwd (waardoor het segment leden bevat)? Heb je de juiste mail geselecteerd (en uiteraard getest)? Staan alle seinen op groen om te verzenden en staat de juiste verzendtijd ingesteld (zie ook onze checklist)? Dan is het tijd om de reis te publiceren. Zodra je dat doet, zal de mail (op de ingestelde verzendtijd) verstuurd worden. Rechtsboven klik je op Publiceren om dit voor elkaar te krijgen. 

Een reis heeft altijd een van deze statussen:

• Draft (Concept)
• Publishing (Publiceren)
• Pause (Onderbroken)
• Completing (Bezig met voltooien)
• Completed (Voltooid)
• Stopping (Bezig met stoppen)
• Stopped (Gestopt)
• Live, editing (Live)

De beschrijving van elke van deze statussen vind je hier. 

Je kunt kleine wijzigingen in de reis aanbrengen met de knop Bewerken.

Echter:

Je kunt alleen de volgende typen live reizen bewerken: (1) trigger-gebaseerde reizen, (2) langlopende reizen of (3) eenmalige reizen die gepland staan voor een later tijdstip. Je kunt geen eenmalige reizen bewerken die al lopen of die heel binnenkort van start gaan. In dat geval is de knop Bewerken niet beschikbaar.

Als je grotere wijzigingen hebt, wordt in sommige gevallen een nieuwe versie van de reis aangemaakt. Personen die al in de oude reis zaten, gaan verder en nieuwe personen gaan vervolgens door naar de nieuwe reis. Je ziet een melding op het scherm als er een nieuwe versie zal worden gemaakt:

Je krijgt een nieuwe versie van de reis in de volgende situaties:

• Het wisselen van een e-mail
• Het toevoegen of verwijderen van een kanaal
• Het toevoegen of bijwerken van voorwaarden in vertakkingen

Op de reis zie je rechts op de tab Meedoen (bij Analyse) de aantallen personen die zijn ingestroomd en zijn verwerkt. 

Bij een e-mail zie je op de tab Inzichten de statistieken van de e-mail. Je kunt m.b.v. het kalendericoontje rechtsboven filteren op periode en ook kan je switchen tussen reizen als je de mail in meerdere reizen hebt gebruikt. Op deze tab vind je ontzettend veel informatie over o.a. bezorging, interacties (openen, klikken), betrokkenheidstrends, linkinzichten, gebruikte e-mailclients, klikken op kaart (heatmap) en gebruikte browsers. Veel van deze secties hebben een link 'Details weergeven' voor meer gedetailleerde statistieken.

Op een persoon vind je op de tab Inzichten over berichten die de persoon heeft ontvangen via Realtime reizen en via Uitgaande marketing (dat zijn aparte tabs binnen Inzichten). Ook hier kan je met het kalendericoontje filteren op periode.

Meer informatie over (de interpretatie van) statistieken vind je op deze pagina van Microsoft.