Algemene taken
Elke gebruikersgroep heeft een key-user. De key-user is het vaste aanspreekpunt voor de CRM-gebruikers binnen de gebruikersgroep en het CRM-team. De communicatie vanuit de gebruikersgroep naar het CRM-team gaat altijd via de key-user. De key-user heeft inzicht in de doelgroep(en) van zijn eigen gebruikersgroep, de inrichting die gebruikt wordt en heeft inhoudelijke kennis over CRM i.c.m. met de doelgroep(en). Hieronder tref je een overzicht aan van de taken die de key-user vanuit CRM heeft:
- Eerstelijns aanspreekpunt voor CRM-gebruikers binnen het eigen team.
- Namens het team als aanspreekpunt fungeren voor team CRM en vice versa.
- (Ondersteuning bieden bij het) Aanmaken van evenementen/activiteiten/campagnes in CRM.
- (Ondersteuning bieden bij het) Aanmaken van formulieren voor evenementen/interesses/producten.
- (Ondersteuning bieden bij het) Aanmaken en onderhouden van personen/organisaties en segmenten.
- (Ondersteuning bieden bij het) Opstellen van contactstrategieën en managementrapportages.
- Maken en onderhouden van gebruikersgroepen gerelateerde werkinstructies. Naast de algemene werkinstructies vanuit team CRM zullen er specifieke instructies zijn voor het eigen team. Deze moet de key-user dus zelf maken en onderhouden.
- Nieuwe collega’s binnen het team trainen.
- Input leveren voor ontwikkeling CRM middels o.a. deelname aan RU-brede CRM key-user bijeenkomsten
- Testen en beoordelen van nieuwe functionaliteiten.
Terugkerende taken (ter voorkoming van vervuiling van het CRM)
- Opvolging Zakelijke contacten zonder Bovenliggende organisatie.
- Controle of de gebruikers binnen de gebruikersgroep nog in dienst zijn of mogelijk van functie zijn veranderd. Functioneel beheer kan de rechten van gebruikers aanpassen zodat er in CRM alléén gebruikers actief zijn die CRM daadwerkelijk nodig hebben voor hun werk, en deze gebruikers niet onnodig veel rechten hebben.
- Periodiek nagaan of alle actieve segmenten nog steeds nodig zijn.
- Periodiek nagaan of doorlopende reizen nog correct verlopen.
- Aanvragen nieuwe afzenderadressen of wachtrijen.
- Reissjablonen aanmaken.
Overige informatie
Als key-user heb je extra rechten in CRM, o.a. om bepaalde soorten records te kunnen verwijderen en bijvoorbeeld reizen te versturen.
Er is een CRM Teams kanaal met alle key-users en een Teams kanaal met alle CRM gebruikers/geïnteresseerden waarin belangrijke mededelingen worden gepost.
Gebruikersvragen van de eenheid waar de key-user niet uitkomt kunnen worden gemaild naar [email protected]. Je kunt binnen twee werkdagen een antwoord verwachten.
Let op! Team CRM is geen achtervang voor als je op vakantie bent. Team CRM helpt graag bij vragen, maar kan geen uitvoerende taken overnemen. Daarom is het fijn als de vervanging onderling goed is geregeld. Laat het ons weten als je (evt. tijdelijk) extra rechten wilt aanvragen voor een collega!