Op een evenement kan worden ingesteld dat een persoon zichzelf kan afmelden. Hiervoor geldt dat een afmelding wordt doorgevoerd voor alle (sub)evenementen van deze persoon voor dat specifieke evenement. 

Afmelden gebeurt via een persoonlijke afmeldlink. Hiervoor moet op het hoofdevenement het veld Selfservice afmelden op Ja worden gezet. Voor elke taal waarin het evenement is ontsloten moet vervolgens een bijbehorende Weergavenaam afmeldpagina worden ingevuld. Indien sprake is van een hoofdevenement met subevenementen, dan kunnen de betrokken velden alleen op het hoofdevenement worden ingevuld.

Een persoonlijke afmeldlink kan vervolgens worden opgenomen in de e-mailbevestiging voor de aanmelding van het evenement (Smart Flows). Die afmeldlink kent het volgende format:

https://webforms.ru.nl/signout/guidvandeevenementregistratie

Het blauwe deel is vaste tekst. Het zwarte deel is een dynamische waarde en representeert de guid (unieke CRM-code) van een evenementregistratie. Hiervoor kan een guid worden gebruikt van een hoofdevenement of van een subevenement. De afmeldlink gebruikt de guid van hetzelfde niveau als waarop de e-mailbevestiging wordt verstuurd. Dus indien er geen sprake is van subevenementen (of er is wel sprake van subevenementen, maar de e-mailbevestiging wordt toch verstuurd vanuit het hoofdevenement), dan gebruikt de afmeldlink de guid van de evenementregistratie van het hoofdevenement.

Als je zo'n afmeldlink in een sjabloon wilt gebruiken, neem dan contact op met [email protected]. 

Als iemand zich afmeldt via een persoonlijke afmeldlink, komt hij op een afmeldpagina waar de afmelding bevestigd kan worden. Optioneel kan hier via een tekstblok de reden van afmelding worden ingevoerd. Vervolgens wordt een bedankpagina getoond en wordt de afmelding verwerkt in CRM: alle gevonden evenementregistraties voor die persoon voor dat betreffende evenement worden op Afgemeld gezet, het veld Contactkanaal afmelding wordt op Selfservice afmelden gezet, het veld Datum afmelding wordt gevuld en de Reden van afmelding wordt gevuld.

Er zijn verschillende condities waaronder afmelden niet (meer) mag. De persoon krijgt hiervan een melding op de afmeldpagina na klikken op de persoonlijke afmeldlink.

Indien een persoon zich wil afmelden voor een evenement en selfservice afmelden is niet ingesteld voor dat evenement, moet dit handmatig worden verwerkt in CRM. Roep hiervoor de evenementregistratie op. Dat kan bijvoorbeeld vanuit de persoon of het evenement, maar ook vanuit een weergave. Aanmeldstatus moet aangepast worden van Aangemeld naar Afgemeld. Op de achtergrond wordt de afmelding verwerkt en wordt het totaal aantal aanmelders voor het betreffende evenement bijgewerkt.

Indien het een evenement betreft met meerdere subevenementen en iemand meldt zich af voor het totale evenement, dan moet de aanmeldstatus op alle evenementregistraties op Afgemeld worden gezet (dus op het hoofdevenement en op alle subevenementen). Roep hiervoor de betreffende persoon op en ga naar de gerelateerde data om de evenementregistraties te openen. Selecteer hier één of meerdere registraties. Selecteer bij Stroom (de knop staat in sommige gevallen onder 'de drie puntjes') het proces AFMELDEN - Zet Aanmeldstatus op Afgemeld en Datum afmelding op vandaag en klik op OK om te bevestigen.