Inhoudsopgave
De uitleg hieronder betreft alleen actieve records.
Automatische duplicatendetectie
In CRM wordt voor personen gebruikgemaakt van automatische duplicatendetectie. Detectie gebeurt op de volgende momenten:
- Wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt
- Tijdens gegevensimport
Voor personen worden de volgende regels gehanteerd:
- Type persoon, Achternaam, Geboortedatum
- Type persoon, E-mailadres studiekiezer, alumnus, zakelijk cnt.
- Type persoon, Postcode, Geboortedatum
- Type persoon, Voornaam, Geboortedatum
De overeenkomst van bovenstaande velden moet exact zijn (in die combinatie) om persoonsrecords als duplicaat aan te merken.
Wanneer je bv. een zakelijk contact aanmaakt met hetzelfde e-mailadres als een bestaand zakelijk contact dan krijg je onderstaand scherm te zien wanneer je het record op wilt slaan:
Als dit inderdaad dezelfde persoon betreft en je toch geen nieuw record aan wilt maken, dan klik je op Annuleren en ga je verder met het al bestaande record. Is een nieuw record toch nodig, dan klik je op Negeren en opslaan.
Met de hand personen samenvoegen
Het kan voorkomen dat je twee records in CRM ziet die volgens de duplicatendetectieregels niet als dubbel zijn aangemerkt, maar waarvan je zeker weet dat het toch dezelfde persoon betreft. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als er een typfout in het e-mailadres zit.
Belangrijke aandachtspunten voordat je gaat samenvoegen
- Er is een strikt onderscheid in het type persoon. Je mag daarom nooit personen van verschillende typen samenvoegen (natuurlijke personen en zakelijke contacten).
- Je mag geen natuurlijke personen samenvoegen als zij allebei een Recharge-account hebben.
- Bij het samenvoegen van zakelijke contacten moet het bovendien echt gaan om dezelfde persoon met dezelfde functie bij dezelfde organisatie. Als dezelfde persoon voor meerdere organisaties werkt en/of meerdere functies heeft, is het waarschijnlijk juist de bedoeling dat hiervoor meerdere zakelijke contacten bestaan.
- Twee personen samenvoegen die allebei medewerker, student en/of vooraanmelder zijn (in welke combinatie dan ook) mag wel, maar controleer goed of het daadwerkelijk om dezelfde persoon gaat. Het is namelijk niet waarschijnlijk dat medewerkers, studenten of vooraanmelders dubbel in CRM staan.
Om bovenstaande zaken gemakkelijk in een overzicht te kunnen controleren, kan de weergave CONTROLE - T.b.v. samenvoegen met je worden gedeeld (vraag [email protected]).
Twijfel je of je wel moet samenvoegen of twijfel je over de beste manier van samenvoegen? Overleg dan even met je key-user.
Samenvoegen
Als je gaat samenvoegen, zorg er dan voor dat je in een weergave beide records ziet staan. Vervolgens vink je ze allebei aan en klik je op Samenvoegen:
In het volgende scherm kies je het primaire record. Het gekozen primaire record wordt dan in zijn geheel behouden en het andere record zal inactief worden gemaakt. Bij het samenvoegen worden alle onderliggende records samengevoegd onder het primaire record.
Je kunt ook een vinkje zetten bij Records samenvoegen door velden met gegevens te kiezen. Als beide records gegevens hebben in dezelfde velden, wordt het veld van de primaire record geselecteerd. Je kunt per veld altijd nog kiezen welke waarde je wilt behouden door het gewenste bolletje te selecteren.
Loop alle velden even langs of je de juiste gegevens behoudt en klik daarna op OK om het samenvoegen uit te voeren.
Dubbele personen periodiek samenvoegen (taak CRM Business Development-team)
Het komt regelmatig voor dat bestaande personen aanvankelijk niet over hetzelfde e-mailadres beschikten, maar na een wijziging van één van beide personen plotseling wél over hetzelfde e-mailadres beschikken. Op dat moment kunnen deze personen worden herkend als duplicaat. Het CRM Business Development-team spoort periodiek deze records op en voert dan een samenvoegactie uit.
Formulierentool en Importtool
Als iemand een formulier invult (of tijdens een bestandsimport via de importtool), checkt de tool of een persoon al bekend is in CRM of dat er een nieuw record moet worden aangemaakt.
Natuurlijk persoon
De tooling kijkt voor een match van natuurlijke personen naar de volgende velden:
- Medewerkernummer
- Studentnummer
- E-mailadres
- E-mailadres intern
- E-mailadres Recharge
- Geboortedatum
Zakelijk contact
De tooling kijkt voor een match van zakelijke contacten naar de volgende velden:
- E-mailadres
- Voornaam
- Achternaam
- Bovenliggende organisatie