Inhoudsopgave
De uitleg hieronder betreft alleen actieve records.
Automatische duplicatendetectie
In CRM wordt voor organisaties gebruikgemaakt van automatische duplicatendetectie. Detectie gebeurt op de volgende momenten:
- Wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt
- Tijdens gegevensimport
Voor organisaties worden de volgende regels gehanteerd:
- E-mailadres
- Naam, Plaats
- Postcode, Huisnummer
- Website
De overeenkomst van bovenstaande velden moet exact zijn (in die combinatie) om organisatierecords als duplicaat aan te merken.
Wanneer je bv. een organisatie aanmaakt met hetzelfde e-mailadres als een bestaande organisatie dan krijg je onderstaand scherm te zien wanneer je het record op wilt slaan:
Als dit inderdaad dezelfde organisatie betreft en je toch geen nieuw record aan wilt maken, dan klik je op Annuleren en ga je verder met het al bestaande record. Is een nieuw record toch nodig, dan klik je op Negeren en opslaan.
Met de hand organisaties samenvoegen
Het kan voorkomen dat je twee records in CRM ziet die volgens de duplicatendetectieregels niet als dubbel zijn aangemerkt, maar waarvan je zeker weet dat het toch dezelfde organisatie betreft. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als er een typfout in het e-mailadres zit.
Als twee organisaties hetzelfde KVK-nummer hebben, kijk dan ook naar het Vestigingsnummer, want het kan ook om een andere vestiging gaan dan van de de hoofdorganisatie en dan moet je de organisaties dus niet samenvoegen.
Twijfel je of je wel moet samenvoegen of twijfel je over de beste manier van samenvoegen? Overleg dan even met je key-user.
Als je gaat samenvoegen, zorg er dan voor dat je in een weergave beide records ziet staan. Vervolgens vink je ze allebei aan en klik je op Samenvoegen:
In het volgende scherm kies je het primaire record. Het gekozen primaire record wordt dan in zijn geheel behouden en het andere record zal inactief worden gemaakt. Bij het samenvoegen worden alle onderliggende records (zoals zakelijke contacten) samengevoegd onder het primaire record.
Je kunt ook een vinkje zetten bij Records samenvoegen door velden met gegevens te kiezen. Als beide records gegevens hebben in dezelfde velden, wordt het veld van de primaire record geselecteerd. Je kunt per veld altijd nog kiezen welke waarde je wilt behouden door het gewenste bolletje te selecteren.
Loop alle velden even langs of je de juiste gegevens behoudt en klik daarna op OK om het samenvoegen uit te voeren.
