Wil je een nieuw formulier laten maken of een bestaand formulier laten omzetten van iProx naar Drupal? Bedenk dan éérst zelf, in overleg met de inhoudsdeskundige, hoe het formulier opgezet moet worden. Denk aan:

Context

• Wat is de context waarin het formulier aan de gebruiker wordt getoond? Hoe wordt het formulier onderdeel gemaakt van de klantroute(s)? 
  • Wordt het formulier gekoppeld aan een service, of moet het formulier in het menu komen? Indien dit laatste, waar in het menu?

Inhoud

• Hoeveel formulieren zijn er nodig voor een proces? Moeten er verschillende losse formulieren worden gemaakt, of kan er één formulier komen dat, afhankelijk van de ingevulde antwoorden, de gebruiker de juiste velden toont?
• Hoeveel informatie moet via het formulier worden opgevraagd en in hoeverre is deze informatie onder te verdelen in clusters van bij elkaar horende informatie? Kunnen al deze clusters in hetzelfde scherm worden afgerond of moet het formulier opgedeeld worden in stappen, waar de bezoeker met een ‘volgende’ knop naartoe navigeert?
• Wat wordt de titel van het formulier?
• Welke introductietekst moet bovenaan het formulier komen?
• Welke gegevens moeten opgevraagd worden?
  • In welke volgorde moeten de gegevens opgevraagd worden?
  • Wat voor soort velden zijn nodig voor deze gegevens?
  • Wat moet het label zijn dat bij het veld staat?
  • Is er een invoerinstructie of aanvullende helptekst nodig en zo ja, wat is die?
  • Moeten bepaalde velden visueel worden gegroepeerd omdat ze bij elkaar horen?

Inzending

• Per wanneer moet het formulier online staan? Per welke datum moet het formulier weer offline gehaald worden, of moet deze permanent online blijven?
• Wat moet er gebeuren na verzending van het formulier?
  • Wie moet het ingevulde formulier ontvangen en op welke manier (per e-mail en/of door in te loggen in Drupal)?
  • Wat is de tekst die getoond moet worden op de bevestigingspagina na verzending van het formulier?
  • Moet de gebruiker een bevestiging per e-mail ontvangen en zo ja, wat is de tekst die in de mail moet?
  • Moet het verzenden van het formulier gemeten worden via onze webstatistieken? Zo ja, dan moet er na verzending een bevestigingspagina met unieke url worden getoond.

Lever alle benodigde informatie zowel in het Nederlands als in het Engels aan.

Overig

Wanneer een bestaand formulier vanuit iProx omgezet moet worden, is het belangrijk dat je kritisch kijkt naar de oude opzet en deze niet zomaar overneemt. Kunnen verschillende formulieren wellicht gecombineerd worden tot één formulier? Is het wel nodig om al deze informatie te vragen? Is de opzet en indeling van het formulier wel klantvriendelijk?

Adviseer de inhoudsdeskundige ook over eventuele verbetering van het interne proces. Denk aan het vereisen van een zg. ‘natte handtekening’: is dit echt per se nodig, of kan het formulier ook digitaal worden ondertekend (of is ondertekening eigenlijk helemaal niet nodig)? Kan de gebruiker na verzending van het formulier duidelijker verteld worden hoe opvolging plaatsvindt? Etc. Het is niet aan ons om de interne processen te verbeteren en we moeten hier ook niet op wachten totdat we een formulier maken, maar we hebben hierin wel een signalerende en adviserende functie.

Stuur het voorstel voor de concrete indeling van het formulier en de gedetailleerde wensen die je niet in het formulier kwijt kunt, door naar de CMS-postbus: [email protected]. Werk je bij een faculteit? Dan kun je je verzoek voor een formulier sturen naar deze facultaire key-users:

• Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen: Denise Brijan, [email protected]
• Letteren: Lara Severens, [email protected]
• Managementwetenschappen: Merel Riechelman, [email protected] en Malou Remmerde, [email protected]
• Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica: Sebastiaan Kuiper-Schutijser, [email protected]
• Rechtsgeleerdheid: Dennis Arns, [email protected]
• Sociale Wetenschappen: Demi Hendriks, [email protected]

Maak bij voorkeur een schets van de indeling van het formulier en, indien relevant, een stroomschema voor formulieren met onderlinge afhankelijkheden. Gebruik ook onderstaand document zodat alle informatie compleet wordt aangeleverd. Stuur onderstaand document minimaal 3 dagen voor je het wilt gebruiken in.

Het formulier wordt gebouwd door het CMS-team ([email protected]) of je facultaire Key User. Je krijgt een seintje wanneer het formulier gereed staat in Drupal ter controle. Als er nog feedback is, kan ik die worden verwerkt. En anders kun je aan de slag met je formulier.

Je kunt nu het formulier zelf koppelen aan een paginatype via het contentblok 'formulier''. 

 Let op: embed een formulier altijd in een contenttype; link niet naar de formulierpagina zelf. De url van de formulieren is namelijk niet gebaseerd op de plek waar deze in de website staat, waardoor de bezoeker niet zou begrijpen waar die zich in de website bevindt. Bovendien zorgt het voor problemen met het meten van het gebruik van het formulier.