De contenttypes in Drupalcms helpen je om je te houden aan onze richtlijnen voor klantgerichte webpagina's. Zo zijn bepaalde velden verplicht, of kun je content maar op een bepaalde manier invoeren. Desondanks heb je als redacteur nog steeds behoorlijk wat vrijheid om content in te voeren en webpagina's samen te stellen. We gaan er namelijk vanuit dat je je als redacteur ook houdt aan de geldende redactionele afspraken. 

Op deze pagina vind je een deel van deze afspraken. Voor meer specifieke afspraken, zie de invoerrichtlijnen per contenttype en de checklist voor contentkwaliteit. 

De indeling van de website is gebaseerd op klantroutes en onderwerpen, niet onze organisatiestructuur. 

• Bezoekers hoeven niet te weten hoe onze universiteit is gestructureerd (en dus welk organisatie-onderdeel over welke onderwerpen gaat) om antwoorden op hun vragen te kunnen krijgen. Wanneer er meerdere organisatie-onderdelen werken aan met elkaar samenhangende onderwerpen, houden zij gezamenlijk één (of een set aan) pagina's over dat onderwerp bij.
• Informatie over een bepaald onderwerp wordt in de sitestructuur ondergebracht in de juiste klantroute. Zo komt informatie voor studenten in de klantroute voor studenten (onder ru.nl/studenten), informatie voor mensen die zich verder in hun vakgebied willen ontwikkelen onder ru.nl/opleidingen/onderwijs-voor-professionals, etc.
• Organisatie-onderdelen voor wie het belangrijk is om niet alleen hun dienstenaanbod, maar ook zichzelf te promoten, kunnen gebruikmaken van hun organisatiepagina. Zie de richtlijnen voor het inrichten van organisatiepagina's. Enkele uitzonderingen: POP's kunnen hiervoor gebruikmaken van hun sectiepagina's, onderzoeksinstituten van hun landingspagina's, en faculteiten van hun facultaire pagina's onder 'Over ons'. (Facultaire content voor medewerkers, studenten, etc. hoort nog steeds in de betreffende klantroute ondergebracht te worden.)

Wanneer pagina's worden gepubliceerd die niet automatisch worden ontsloten via een overzicht (zoals een nieuwsoverzicht of agenda), moeten deze pagina's een plek krijgen in de menustructuur van de website. De enige uitzondering hierop zijn campagnepagina's die losstaan van de content van de website. 

• Redacteuren mogen niet zelf pagina's in het menu plaatsen of menu-items wijzigen. Menubeheer vindt op centraal niveau centraal plaats. Key users van faculteiten mogen wel de submenus van facultaire pagina's onder 'Over ons' en de submenu's van de landingspagina's van hun onderzoeksinstituten beheren. Zij geven gemaakte wijzigingen door aan de centrale menubeheerder.

Content mag slechts op één plek worden gepubliceerd in de website, oftewel alle content mag slechts via één url benaderbaar zijn en slechts op één plek in het menu voorkomen. Wanneer dezelfde content op meerdere plekken in de klantroutes relevant is, maak dan geen duplicaatpagina aan maar link naar de reeds bestaande pagina over het onderwerp. In uitzonderingsgevallen kan er een canonical url aan een duplicaat-url worden toegekend.

• Wanneer content (zoals een evenement) in meerdere secties moet worden getoond, publiceer de content dan in het centrale overzicht. Maak deze niet meermaals aan in alle relevante secties.

Onze website is tweetalig. Daarom moet in principe van alle pagina's zowel een Nederlandstalige als Engelstalige versie worden gepubliceerd.

De content van de vertaling is gelijk aan de content in de andere taal: content wordt niet afgestemd op 'de Nederlandse' of 'de buitenlandse' doelgroep. Dit is omdat ook Nederlands sprekende bezoekers soms gebruikmaken van de Engelse versie van de website en ook buitenlandse bezoekers soms van de Nederlandse. Het niet tweetalig publiceren van content leidt ertoe dat je content door bepaalde bezoekers over het hoofd wordt gezien.

Is de doelgroep van jouw dienst (bv. een evenement) alleen voor mensen die Nederlands spreken, of is de voertaal juist Engels? Ook dan moet de content worden vertaald. Vermeld de voertaal duidelijk in de beschrijving van de dienst.

Het uitgangspunt is dat alle informatie op de website openbaar is. Dit is om ervoor te zorgen dat onze content goed vindbaar is via Google, want ook huidige medewerkers en studenten gebruiken Google vaak om content te vinden. Informatie die voor een beperkte doelgroep is, hoort thuis op intranet, in Teams, etc.

Er kunnen echter situaties voorkomen waarbij informatie wel op de website thuishoort, maar deze beter niet openbaar gepubliceerd kan worden, bijvoorbeeld wegens concurrentie-aspecten. Denk aan het publiceren van speciale tarieven die we met derde partijen hebben afgesproken om onze medewerkers van hun dienstverlening gebruik te kunnen laten maken. In dat geval is het mogelijk om pagina's met deze content alleen toegankelijk te maken voor bezoekers die inloggen met hun student- of medewerkersaccount. Het publiceren van dit soort afgeschermde content kan alleen op verzoek en in overleg met het website kernteam. 

Om de content wel vindbaar te maken voor nog niet ingelogde bezoekers (die de afgeschermde content niet kunnen zien en dus niet van het bestaan ervan weten), is de richtlijn om ook een openbare pagina te maken over het onderwerp, en daarop te linken naar de afgeschermde pagina met aanvullende informatie. 

Om de kwaliteit van de website te bewaken, streven we naar zo min mogelijk redacteuren en vereisen we dat redacteuren beschikken over voldoende kennis en tijd om hun werkzaamheden goed uit te voeren. 

• Redacteuren krijgen een rol toegewezen volgens het redactiemodel.
• Key users en DMC team leads maken een kritische afweging bij het samenstellen van hun redactionele team. Ze vragen voor zo min mogelijk medewerkers redactionele rollen aan en zorgen ervoor dat deze medewerkers de mogelijkheid hebben zich de vereiste vaardigheden eigen te maken en voldoende tijd hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Zij blijven zelf eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de webpagina's die hun redacteuren opleveren.
• Redacteuren krijgen een redactionele rol die aansluit bij hun takenpakket. Er wordt niet een rol met meer Drupal-rechten dan nodig aangevraagd.
• Alle redacteuren moeten de Drupal-training hebben gevolgd voordat ze in het cms mogen werken. Binnen 6 maanden na start van hun functie moeten ze ook de eventuele andere verplichte trainingen hebben gevolgd.
• Student-medewerkers mogen nooit de eindverantwoordelijkheid krijgen over een (bepaalde set aan) webpagina('s); zij moeten altijd een medewerker hebben die hen begeleidt en de eindverantwoordelijkheid draagt. Student-medewerkers mogen geen hogere redactionele rol krijgen dan Communicatie-ondersteuner.