We beschikken over verschillende formulieren tools bij de Radboud Universiteit: Drupal-webformulieren, CRM-formulieren en Microsoft Forms worden gebruikt binnen de universiteit. Als je geen CRM kunt gebruiken, raden we in de meeste gevallen een Drupal-webformulier aan, maar in sommige gevallen kun je er als redacteur ook voor kiezen om Forms van Microsoft te gebruiken. In alle gevallen gelden de tips voor het bouwen van goede formulieren van formulieren.
Wanneer gebruik je wat?
We raden Microsoft Forms alleen aan als je een formulier maakt voor een interne doelgroep (bijvoorbeeld Medewerkers), waarbij branding/huisstijl minder belangrijk is. Daarnaast heeft iedere tool zijn eigen voor- en nadelen. Hieronder in de tabel staat uitgelegd in welk geval welke tool de beste optie is. CRM is ingericht in het opslaan van persoonsgegevens waar je later in campagnes gebruik van kunt maken. Een groot voordeel van Microsoft Forms is dat de inzendingen van het formulier automatisch in een Excel kunnen worden opgeslagen die met relevante contactpersonen gedeeld kan worden. Bij Drupal-webformulieren moet per formulier toestemming worden geregeld wie de resultaten mag inzien en moet een Excel-export met de hand worden gemaakt. Hieronder staat in een tabel uitgelegd wat de richtlijnen zijn.
| Functionaliteit nodig | Welke formulierentool? |
|---|---|
| Een formulier waarbij je met de doelgroep in een later stadium nogmaals contact wil opnemen (relatiebeheer). Denk aan campagnes waarbij de persoonsgegevens van in CRM zijn opgeslagen en dus later gebruikt kunnen worden in vervolgmailingen | CRM |
| Een webformulier in RU-huisstijl waarvan inzendingen moeten worden gestuurd naar een mailbox of eenmalig geëxporteerd worden | Drupal Webformulier |
| Een tijdelijk formulier voor een interne doelgroep, bijvoorbeeld een afscheidsborrel of interne lezing | Microsoft Forms |
| Complex formulier met logica (als antwoord is A, dan toon vraag B) | Drupal Webformulier |
| Deelbare Excel-spreadsheet waarin live wordt bijgehouden welke inzendingen er zijn | Microsoft Forms |
| Een formulier waarbij je later de historie van dat evenement kunt bekijken, dus wie zich wanneer heeft aangemeld. | CRM |