Bij intranetgroepen, bijvoorbeeld die van een faculteit of divisie, worden leden automatisch toegevoegd en verwijderd. Het ledenmanagement gaat in dat geval dus automatisch.
Handmatig lid toevoegen in automatische groep
Het kan nodig zijn om iemand handmatig toe te voegen aan je automatische groep. Bijvoorbeeld omdat de medewerker niet bij jullie afdeling in dienst is, maar toch toegang nodig heeft tot de groep. In dat geval moet je iemand als 'handmatig lid' toevoegen.
- Ga naar je groep en klik op 'Leden' (rechtsonder in de front-end, of bovenin als je in de beheeromgeving zit.
- Klik op 'Lid toevoegen' / 'Add member'.
- Typ in het veld 'Gebruiker' de naam van de medewerker die je toegang wil geven. Klik op de naam wanneer je de juiste naam bij de suggesties ziet staan.
- Moet de gebruiker ook redacteur worden? Dan kun je bij 'Rollen' / 'Roles' aangeven welke rechten deze medewerker moet krijgen. Anders kun je dit veld overslaan.
- Zorg dat de knop bij 'Handmatig lid' groen is. Dit zorgt ervoor dat dit lid bij de volgende synchronisatie niet wordt verwijderd.
- Klik op 'Opslaan'. Vanaf nu heeft het lid toegang tot de groep.
Handmatig lid in automatische groep verwijderen
Om een handmatig lid weer te verwijderen, volg je deze stappen:
- Ga naar je groep en klik op 'Leden' (rechtsonder in de front-end, of bovenin als je in de beheeromgeving zit.
- Zoek met zoekveld bovenin naar het lid wat je redacteur wil maken en klik rechts op 'Lid bewerken'.
- Klik op 'Verwijderen' rechts naast de 'Opslaan'-knop.
- Bevestig de actie door nogmaals op 'Verwijderen' te klikken.
Het handmatig lid is nu verwijderd uit de groep.
Automatische leden kunnen niet verwijderd worden uit de groep. Dat moet in het bronsysteem worden verwerkt. Daarna wordt het lid automatisch uit de groep verwijderd.
Een lid redacteur of ledenbewerker maken
Wil je een bestaand lid redacteursrechten geven, dan kan dat op de volgende manier:
- Ga naar je groep en klik op 'Leden' (rechtsonder in de front-end, of bovenin als je in de beheeromgeving zit.
- Zoek met zoekveld bovenin naar het lid wat je redacteur wil maken en klik rechts op 'Lid bewerken'.
- Vink bij 'Rollen' / 'Roles' de juiste rol aan (zie verderop voor de verschillende rollen die er zijn).
- Klik op 'Opslaan'.
Redacteursrollen
De volgende redacteursrollen zijn beschikbaar:
- Groepbeheerder: mag alle groepscontent en niet-technische instellingen aanpassen, kan leden toevoegen en verwijderen. Deze rol wordt uitgedeeld door [email protected] op aanvraag van de huidige groepsbeheerder.
- Groepredacteur: mag alle content van de groep bewerken en nieuwe content toevoegen, maar geen instellingen van de groep bewerken. Kan ook geen ledenmanagement doen.
- Groepledenbewerker: kan de ledenadministratie van groep bijwerken: leden toevoegen en verwijderen (indien dit niet automatisch kan).
- Groep formulier redacteur: kan formulieren aanmaken voor de groep, die vervolgens door groepbeheerders en redacteuren kunnen worden toegevoegd aan een pagina, nieuwsbericht of evenement.
Ledenmanagement in een volledig handmatige groep
Indien je groep volledig handmatig werkt, dus geen automatische ledensynchronisatie heeft, dan werkt het ledenmanagement op dezelfde manier als hierboven. Je kunt de stappen hierboven dus gewoon volgen, alleen hoef je het lid niet aan te merken als handmatig lid, want alle leden zijn handmatig. Je zult de knop voor 'handmatig lid' dan ook niet terugzien in de interface.